eSignatureOffice - Leistungsbeschreibung (Deutsch)

Stand 12.06.2024 Version X.X

(1) Standardsoftware

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die native Software eSignatureOffice als Download mit Lizenzschlüssel in der abgestimmten Hauptversion zur Verfügung. Die zentrale Lizenzierung kann auch über einen firmenweiten Lizenzschlüssel stattfinden.

(2) Art und Umfang der Leistung

Die Software ermöglicht es dem Auftraggeber einfache und fortgeschrittene handschriftliche elektronische Unterschriften zu erfassen und diese in PDF/a konforme Dokumente einzubetten. Bei der Erfassung von fortgeschrittenen elektronischen Unterschriften werden die biometrischen Daten, je nach Benutzung eines StepOver Unterschriftenpads, eines Tablet-PCs oder der Erfassung über die dedizierten StepOver Android und iOS Apps, sicher verschlüsselt und dann an die Software übermittelt. Die Software bildet daraufhin eine Quersumme (Hash) aus den Informationen im gesamten Dokument, inklusiv ausgefüllte Formfelder, Stempel und getätigte Unterschriften, welche verwendet wird um die Integrität des Dokuments feststellen zu können.

(3) Funktionen

eSignatureOffice bietet, je nach Version, einige Funktionen, welche für die Automatisierung von Dokument-Workflowprozessen verwendet werden können. Die hier aufgeführten Funktionen sind nicht vollständig, bilden aber die Hauptautomatisierungsmöglichkeiten ab.

XML ist ein Datenformat, welches die Übermittlung von Daten in einem Container ermöglicht. eSignatureOffice kann XMLs lesen und Daten wie z.B das PDF/a Dokument als Pfad oder base64 encoded auslesen und in demselben Format wieder abspeichern. Daten können außerdem durch das XML weitergereicht oder angepasst werden, z.B von der Anwendung welche das Dokument erstellt, über eSignatureOffice, an die Anwendung, welches das unterzeichnete Dokument weiterverarbeitet.

Signatursets erlauben es die Positionierung von Unterschriftenfeldern zu definieren, auch wenn bisher keine Unterschriftenfelder sich im Dokument befinden. Die Positionierung kann auf Basis von statischen Koordinaten oder einer Textsuche erfolgen. Zusätzlich können Stempel Informationen hinterlegt werden, zum Beispiel die Uhrzeit/Datum, Informationen des Unterzeichners oder des Standorts. 

Macros ermöglichen das unterschriebene Dokumente weiterverarbeitet werden können, zum Beispiel in dem diese ausgedruckt werden oder eine Drittanwendung übergeben wird. Das Dokument kann auch automatisch gespeichert, hochgeladen oder per Mail verschickt werden, dabei kann man den Dokumenteninhalt auch für den Dateinamen oder die Email verwenden. Zum Abschluss kann eSignatureOffice minimiert oder geschlossen werden.

Formfelder wie Textfelder, Dropdown-Menüs, Radio-Knöpfe und Checkboxen können über die XML oder über das graphische User-Interface bearbeitet werden.

Oberfläche vom eSignatureOffice ist individuell konfigurierbar, damit dem Endbenutzer nur der vordefinierte Funktionsumfang zugänglich ist.

Variante Standard / Tablet PC & Mobile App

Je nach Version kann eSignatureOffice auch das Erfassen von biometrischen Daten per Touchscreen eines Tablet-PCs und über die StepOver Capture Apps für Android und iOS ermöglichen.

(4) Systemarchitektur

eSignatureOffice ist eine lokale Anwendung und läuft auf Windows 10/11. Zusätzlich gibt es für Citrix und Remotedesktop entsprechende Erweiterungen um den Betrieb in Client-Server Umgebungen sicherzustellen. 

(5) Systemmindestanforderungen

Hardwarevoraussetzungen

Mindestens: Dualcore Prozessor ab 1 GHz und 1 GB RAM | Empfohlen: Dualcore Prozessor ab 2 GHz und 2 GB RAM

Speicherbedarf

150 MB freier Festplattenspeicher (auch für temporäre Daten)

Bildschirmauflösung

Auflösung mindestens 1024×768 bei 16 Bit Farbtiefe

Betriebssysteme

Win10 / Win11

(6) Zusatzsoftwarekomponenten

PDF Konverter – Druckertreiber um ausgewählte Dateiformate in PDF/a umzuwandeln

aStepOver Capture – Android App zur Erfassung von biometrischen Unterschriftsdaten

iStepOver Capture – iOS App zur Erfassung von biometrischen Unterschriftsdaten