4. Primeros pasos: Introducción a las funciones básicas de eSignatureOffice

La forma más sencilla es abrir un archivo haciendo clic en el icono amarillo «Abrir archivo»    de la barra de herramientas.

Por supuesto, al igual que en la mayoría de las aplicaciones similares, también puede utilizar el botón «Archivo | Abrir» del menú principal situado en la parte superior izquierda.

Si ha abierto un documento anteriormente, eSignatureOffice guarda por defecto un enlace a este archivo en el área «Usados más recientemente» de la pestaña «Documentos» de su barra lateral.

Ambas formas le llevarán a un cuadro de diálogo estándar de Windows «Abrir archivo», en el que puede ir a donde estén almacenados sus documentos y luego abrir el archivo de su elección.

Con el botón «Abrir» de la parte inferior derecha, el archivo elegido se cargará en eSignatureOffice y se le presentará a pantalla completa.

Esto debería tener este aspecto:

El expediente está abierto y ya puede firmar. Cómo funciona esto, se mostrará en el próximo capítulo.

En los capítulos anteriores de esta introducción, ya ha dado los primeros pasos abriendo el documento que va a firmar y configurando su dispositivo de firma preferido.

Ahora su pantalla debería tener este aspecto (sólo con su propio documento mostrado):

Esto significa:

• Su documento se carga y se amplía según el ancho total de su pantalla, mientras que se muestra la parte superior de la primera página.
• Usted se encuentra en el llamado «Modo Vista», en el que puede leer su documento, ampliarlo, reducirlo o pasar páginas (en términos generales: los botones azules). Alternativamente, puede navegar por el documento haciendo clic y arrastrando el documento con el cursor (una pequeña mano que agarra en el Modo Vista) o desplazándose con la rueda del ratón.
• En el panel del directorio, a la izquierda, verá una vista previa de su documento. En nuestro ejemplo, 2 páginas (estas páginas también son clicables para una navegación rápida hacia ellas).
• Si utiliza un dispositivo de firma con pantalla en color (p. ej. naturaSign Colour, duraSign Brilliance), la primera página de su documento también se mostrará en su dispositivo y allí también estará en Modo Vista. Al igual que en el monitor de su ordenador, puede arrastrar la vista del documento (en este caso con el lápiz adjunto) o utilizar los botones (si están disponibles) para acercar o alejar la vista y pasar las páginas.

Después de haber leído lo que debe firmar y de haber elegido una posición adecuada para colocar su firma, es el momento de pasar al «Modo Firma» pulsando el botón verde «Firmar» de la barra de herramientas situada en la parte superior de la pantalla.

En este modo, puede seguir navegando con los botones azules de la barra de herramientas y con la rueda del ratón. Sin embargo, al hacer clic con el ratón se produce un efecto completamente nuevo.

Porque pulsando el botón del ratón y arrastrando el cursor, puede dibujar un llamado campo de firma de cualquier tamaño. Este campo funciona como marcador óptico para su firma, así como un límite real, sobre el que no es posible dibujar líneas.

Por defecto, este campo es de color azul claro con un marco rojo para mostrar al usuario exactamente en qué parte del documento está firmando. Estos colores pueden personalizarse en el menú de administración. Más información aquí. 

Aquí tiene una imagen de muestra de cómo queda:

Por lo tanto, vaya a la zona exacta en la que desea añadir su firma al documento y haga clic en una supuesta esquina imaginaria de su futuro rectángulo de firma. Para garantizar una mayor precisión en esta tarea, el cursor en este modo de firma es una cruz y su punto de cruce se utiliza para dibujar el rectángulo de la firma. Para ello, no importa en qué esquina empiece ni en qué dirección dibuje. Simplemente mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y dibuje el cursor hasta que el rectángulo rojo sea tan grande como desee. Entonces suelta el botón del ratón.

Ahora, las coordenadas de este campo se enviarán al dispositivo de firma, junto con la página actual de su documento. Si utiliza una tableta de firma con pantalla en color, no sólo verá el campo de firma, sino también una parte del documento circundante, aunque nunca más que la página actual del documento. De este modo, podrá estar seguro de firmar en la posición correcta. Cuando se utilizan dispositivos en blanco y negro, generalmente no se puede navegar por el documento en el dispositivo y el campo de firma también abarca toda la pantalla.

Su dispositivo de firma muestra ahora el rectángulo rojo (o todo el campo de firma sin bordes), en el que finalmente puedes firmar con el lápiz de firma adecuado. Al hacer esto, ayuda mucho imaginarse una firma normal en un papel normal, utilizando la misma presión y velocidad que utilizaría normalmente.

Una vez iniciado el proceso de firma, puede cancelarlo en cualquier momento haciendo clic en el botón rojo «Cancelar» situado en la esquina inferior izquierda de eSignatureOffice o, si está previsto, con el botón rojo de la pantalla de su dispositivo. De este modo, se borrará todo el campo de firma y podrá dibujar uno nuevo en su documento.

En caso de que no esté satisfecho con su firma actual, puede utilizar el botón amarillo «Repetir» para mantener el campo de firma actual, que se restablecerá a uno vacío para firmar de nuevo.

De forma predeterminada, eSignatureOffice detectará por sí mismo cuándo se ha completado la firma: es decir, cuando no haya nuevos datos de presión durante al menos 2 segundos (y, por tanto, el lápiz se haya levantado del dispositivo). Según la experiencia, estos 2 segundos ofrecen tiempo suficiente para añadir todo tipo de puntos y cambiar entre varias palabras. ¿Este tiempo es demasiado corto o demasiado largo para usted o desea que su firma sólo se considere completada cuando pulse un determinado botón? Entonces puedes cambiar la configuración de este comportamiento, por supuesto. Le explicaremos cómo hacerlo aquí .

Después de completar su firma, se mostrará el llamado diálogo del sello, que le permite proporcionar información adicional sobre su firma.

Los campos distintivos son generalmente autoexplicativos y tienen dos funciones:

1. Por un lado, estos datos se añaden justo debajo de su firma en el documento a modo de sello y sirven así como posibilidad directa de comprobar, quién firmó dónde y para qué (la hora actual se añadirá automáticamente). Utilice el botón «Sin sello» para no añadir ninguna información adicional y mostrar únicamente la imagen de su firma.
2. Por otro lado, estos datos se añaden (de forma invisible) al documento, estrechamente asociados a la firma. De este modo, esta información puede leerse posteriormente de forma digital a partir del documento y reforzar así la identificación del firmante. La lectura de estos datos también es posible utilizando otras aplicaciones PDF, pero la manipulación es imposible sin detección.

Otras opciones:

• «¡No preguntar de nuevo!": Activa esta opción para evitar que este diálogo se muestre tras futuras firmas y así agilizar todo el proceso de firma. Al activar esta opción se guardará la forma por la que abandonas este diálogo. Esto significa: si abandonas el diálogo a través del botón «Sin sello», ya no aparecerá este diálogo para futuras firmas y no se añadirán sellos visibles a tus documentos. Se explica cómo revertir este comportamiento aquí.
• «ACEPTAR": Está satisfecho con la información proporcionada y listo para el siguiente paso.
• «Reintentar": Le permite repetir su firma sin hacerle dibujar un nuevo campo de firma.
• «Sin sello": Como se ha mencionado anteriormente: No se añade ningún sello debajo de esta firma.

Esta información adicional puede personalizarse aún más y el uso de esta función puede facilitarse mediante un historial de sellos o una lista de respuestas preestablecidas. Más información sobre sellos aquí.

Después de haber proporcionado datos adicionales al diálogo de sello según lo deseado (o después de haberlo omitido), pero antes de añadir finalmente su firma al documento, aparecerá simultáneamente otro diálogo en su dispositivo de firma, así como en eSignatureOffice: el llamado diálogo hash, que puede ser especialmente útil para la seguridad de sus datos.

Compare esta cadena de dígitos y letras en su dispositivo con la cadena en el monitor de su ordenador. Si todo coincide, puede estar seguro de que nada ha sido manipulado. Esta cadena de caracteres es la suma hash y se calcula utilizando múltiples parámetros tanto de tu documento como de tu firma. Si las dos cadenas no coinciden, podría haber un problema de seguridad y deberías cancelar el proceso de firma inmediatamente.

Más opciones disponibles:

• «OK": Significa que ambas cadenas coinciden y que su firma se añadirá ahora al documento.
• «Repetir": Le permite repetir su firma sin tener que dibujar un nuevo campo de firma.
• «Cancelar": Detiene todo el proceso de firma sin añadir nada al documento.
• Si desea omitir este paso del procedimiento de firma, puede hacerlo, por supuesto. Obtenga más información al respecto aquí.

Si su documento está listo, utilice la opción de imprimir de su programa, pero no elija su impresora habitual, sino el «StepOver PDF Converter».

Esto no es una impresora real y se puede utilizar en cualquier momento, incluso si usted no tiene una impresora real. Todo el proceso sólo es posible con esta impresora simulada y así se asegura, que cada aplicación, que puede imprimir, también puede crear archivos PDF.

Paso 1: Inicie la creación de su archivo de conjunto de firmas a través de «Herramientas | Crear conjunto de firmas» en su menú principal.

A continuación, se abrirá la habitual ventana «Guardar como...» de su sistema operativo, en la que podrá elegir el nombre de archivo deseado y la ruta de guardado. Los archivos de StepOver Signature-Set se guardan siempre con la extensión *.sss y por defecto se establece como destino de guardado «StepOver\SignatureSets» en su carpeta de documentos.

Paso 2: En este ejemplo, ignore estas opciones y pulse el botón «Aplicar». Los menús desplegables se pueden utilizar para configurar procesos de ejecución automática (macros) para este conjunto de firmas, que se pueden ejecutar antes o después de firmar los campos de firma dados. Estas macros se explicarán en el siguiente capítulo y también puede encontrar una explicación detallada aquí. 

Paso 3: Este es en realidad el menú propiamente dicho, en el que puede definir los campos de su firma. Pulsa el botón «Añadir...» en la parte superior central para desbloquear las opciones de un nuevo campo.

Paso 4: Para este ejemplo, en la parte izquierda utilice la opción «Definido por una marca y tamaño». Con esta opción, la mayoría de los documentos PDF son utilizables sin necesidad de crear documentos especiales, con el fin de utilizarlos eficazmente en conjunción con conjuntos de firmas (o macros). El motivo es que la mayoría de los documentos ya contienen determinadas palabras clave en las posiciones de firma deseadas, como «cliente de firma», por ejemplo. Por consiguiente, estas palabras clave pueden utilizarse fácil y repetidamente para marcar los campos de firma.

Paso 5: Introduzca ahora el «Texto de búsqueda», que se encuentra en la posición de su documento, que más tarde será firmada. La posición relativa (encima, debajo o al lado) no importa por el momento, porque la posición se ajustará en el siguiente paso. En este ejemplo, utilizaremos la combinación de palabras «cliente de firma», ya que se encuentra en nuestro documento de ejemplo, donde se añadirá la firma más adelante. Además, tiene que especificar la altura y la anchura del campo de firma deseado en milímetros. Según mi experiencia, una anchura de 50 mm y una altura de 20-30 mm es un campo de firma de tamaño cómodo, que se ajusta bien a una firma habitual en una hoja de papel.

• Tenga en cuenta que, debido a la estructura interna, a menudo no visible, de los archivos PDF, no todas las combinaciones de palabras funcionan perfectamente con esta función. Básicamente, se podría decir que es mejor utilizar cadenas de búsqueda cortas sin espacios intermedios.
• Es muy importante tener en cuenta que un conjunto de firmas siempre busca en todo el documento una cadena de búsqueda determinada y no se detiene después de una sola firma. Por un lado, esto es ventajoso para usted, porque múltiples campos de firma en su documento pueden ser fácilmente marcados con el mismo texto de búsqueda una y otra vez y cada uno será encontrado uno tras otro. Por otro lado, la elección de buenos textos de búsqueda es realmente esencial para un buen funcionamiento del conjunto de firmas, ya que palabras clave simples como «cliente» podrían encontrarse con mucha más frecuencia de la que se desea en el documento. Sin embargo, también existe una solución para este problema: con la ayuda de la opción «Limitar resultado(s) de búsqueda» puede restringir el número de resultados de búsqueda, que serán firmados o los números de página, en los que se buscará su marcador. Puede utilizar esta opción para firmar exclusivamente los resultados de búsqueda que desee. Esta opción se explicará con más detalle en el capítulo sobre Creación automática de campos de firma: Trabajar con conjuntos de firmas

Paso 6: En este paso, tiene que establecer el desplazamiento entre sus palabras clave y el área real, donde se supone que se insertará su firma, más tarde. Esto es importante, porque en algunos documentos, las palabras clave se pueden encontrar debajo del área designada para su firma, mientras que en otros documentos están por encima o al lado de esa área. Por lo tanto, haga clic en el botón «Editar» situado en el centro de la pantalla, en el campo «Desplazamiento», y se abrirá este menú.

• A la izquierda, en el campo «Desplazamiento del campo de firma (mm)», defina la «posición inicial» o, mejor dicho, una de las esquinas del rectángulo de su firma, que se alineará en el siguiente paso. Aquí, puede definir la dirección (con el campo 3x3) así como la distancia en milímetros. En el ejemplo mostrado aquí, utilizamos la esquina inferior izquierda de la palabra clave como posición inicial y ninguna distancia adicional. Esto se recomienda, por ejemplo, cuando el área de firma está directamente debajo de su palabra clave.
• En la parte derecha, «Posición del campo de firma», puede definir la posición real del campo de firma en relación con la posición inicial elegida. En este ejemplo, nos basamos en la esquina inferior izquierda de la palabra clave y alineamos la posición relativa del campo a la parte inferior derecha de la posición inicial. Es aconsejable juguetear un poco con todas las posibilidades para tener una buena impresión de las diferentes posiciones.

Paso 7 (opcional): Si desea acelerar el proceso de firma, puede activar o desactivar el diálogo de sello para cada palabra clave de su conjunto de firmas, independientemente de la configuración general del menú de administración, que se ha explicado anteriormente.

• Si mantiene esta opción activada, se le preguntará por el nombre del firmante, el motivo y el lugar después de cada firma y así podrá añadir información detallada a su documento.
• Si desactiva esta opción, este cuadro de diálogo no se mostrará y, por tanto, ahorrará tiempo, pero le prohibirá añadir información individual y adicional.

Paso 8: Independientemente de lo que haya elegido en el paso 7: en cuanto pulse el botón «Aceptar», su conjunto de firmas estará completo y listo para usar.

Ahora, la forma más sencilla de iniciar el conjunto de firmas es la barra lateral de la interfaz general de usuario de eSignatureOffice.

• ¿Está su dispositivo de firma conectado y listo para ser utilizado?
• Cargue el documento que desea firmar.
• Pulse «Conjunto de firmas» en la barra lateral de la parte izquierda de la pantalla.
• Haga doble clic en el nombre de archivo que asignó al principio a su conjunto de firmas.
• El proceso de firma se iniciará automáticamente: esignatureOffice buscará sus palabras clave en el documento abierto, creará el campo de firma con el tamaño designado en la posición indicada y se comunicará con el dispositivo de firma.
• El resultado podría ser el siguiente:

• Después de haber buscado en todo el documento y haber firmado (u omitido) todos y cada uno de los resultados de búsqueda de su palabra clave, se completará el conjunto de firmas y se podrá guardar el documento firmado.
• Repita esta operación tantas veces como desee y guarde el documento firmado cada vez con otro nombre, fecha, número de pedido, etc.
• En el próximo capítulo, aprenderá a automatizar acciones complejas como guardar, renombrar, enviar por correo, etc. utilizando macros.
  
  

Paso 1: Abra el menú de botones macro a través de «Herramientas | Configurar botones macro» en su menú principal.

Paso 2: Ahora verá este menú, donde puede crear hasta 10 botones macro diferentes con una acción combinada cada uno. Puede darles el nombre que desee ( = «Texto en el botón») y hacerlos visibles o invisibles activando o desactivando la opción «Botón visible» en el campo de estado. Si desea utilizar una macro en un conjunto de firmas, puede fácilmente dejarla invisible y evitar así que se active manualmente. Sin embargo, queremos activar esta macro de ejemplo a petición, por lo que debe marcar la opción «Botón visible». Esto activa una nueva barra en la interfaz de usuario principal de eSignature (debajo de la barra de herramientas), que incluye todos los botones de macro visibles.

Paso 3: La introducción del mensaje de confirmación sólo se desbloqueará tras elegir una de las opciones de «tipo de confirmación» en el menú desplegable del campo «Confirmación (1)». Así, podría incluso ofrecer la opción de cancelar el proceso. En nuestro ejemplo, sin embargo, sólo utilizamos un simple mensaje de confirmación con un botón «Aceptar» y ahora podemos introducir un mensaje en el cuadro de texto, que el usuario leerá más tarde, como una pista que se mostrará antes o después de firmar. Con la ayuda del botón de signo de interrogación, puede obtener una vista previa de su diálogo de confirmación.

Paso 4: Ahora, designe un método para guardar su documento. La variante más común es sobrescribir el archivo original, por supuesto. Así que elige «Guardar archivo en el original» en el menú desplegable. De esta forma, al guardar, el archivo original se sobrescribirá sin preguntar.

• Si por casualidad no dispone del archivo original (por ejemplo, porque ha creado el documento mediante el PDF Converter y lo ha enviado directamente a eSignatureOffice), deberá guardarlo manualmente mediante el cuadro de diálogo habitual «Guardar como».
• Sin embargo, a menudo ésta no es la forma deseada de proceder. Por ejemplo, si desea reutilizar un documento de plantilla una y otra vez. En tales casos, es mejor que elija «Guardar archivo como...» y, a continuación, en el siguiente menú dispondrá de diferentes opciones para guardar manual o automáticamente en una ubicación designada, incluido el cambio de nombre y mucho más. Aprende más sobre este tema en las instrucciones detalladas de la macro aquí.

Paso 5: Ahora active el envío posterior por e-mail activando la opción «Enviar E-mail» en la parte derecha del menú. De este modo, se utilizará automáticamente su aplicación de correo electrónico estándar y, si lo desea, puede obtener una vista previa editable del correo electrónico antes de enviarlo activando la opción «Mostrar siempre la ventana de vista previa del correo electrónico». Si quieres añadir texto individual a tu E-Mail, obviamente tienes que activar esta opción. Además, ahora puede introducir la dirección de correo designada, un asunto y un cuerpo de texto. Por último, sólo tiene que elegir qué se adjuntará al correo. Normalmente, sería el documento firmado o guardado, pero si lo desea, puede incluso enviar el archivo original sin firmar, ya que al cargar el documento, éste siempre se guarda como archivo temporal, por lo que podría enviarse en su estado original.

¡Atención, por favor! Si trabaja con Windows 10, el programa de correo estándar proporcionado «Mail» NO es compatible por razones técnicas. Por favor, instale otra aplicación (por ejemplo Outlook) en su lugar.

• Con los iconos en forma de lupa que aparecen junto a los cuadros de texto, puede buscar automáticamente información en el documento y utilizarla en los campos correspondientes si, por ejemplo, el nombre o la dirección de correo electrónico se encuentran en el propio documento. Obtenga más información sobre este tema en el capítulo detallado Tratamiento dinámico del contenido de los documentos

Paso 6: En este penúltimo paso, está indicando a su macro que cierre eSignatureOffice después de realizar todas las demás acciones, eligiendo «Salir de eSignatureOffice» en el menú desplegable del campo «Después de hacer clic (6)» de la parte inferior derecha.

Paso 7: Por último, la creación de su macro ha finalizado. Al hacer clic en el botón «Aceptar» situado a la derecha del menú, volverá a la interfaz de usuario principal de eSignatureOffice y se añadirá una nueva barra justo debajo de la barra de herramientas. Allí encontrará el nuevo botón de macro, que puede realizar todas las acciones añadidas anteriormente una tras otra con un solo clic y, al final, se cerrará eSignatureOffice.

Congratulations! You are done!

Paso 8 (opcional): Volvamos al capítulo anterior, que trataba sobre los conjuntos de firmas. En uno de los primeros pasos, se le dijo que ignorara las opciones desplegables dadas, porque no harían nada en este momento. Ahora, puede añadir la macro recién creada en el menú «ajustes comunes» eligiéndola en uno de los menús desplegables. Teniendo en cuenta la naturaleza de las acciones elegidas, es aconsejable dejar que la macro se ejecute sólo después de firmar, no antes.