| Table of Contents |
|---|
Einleitung
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Anleitung zur sinnvollen Einrichtung und Nutzung der Ordnerüberwachung in eSignatureOffice. Am Ende dieser Anleitung können Sie dann auch eine Beispielkonfiguration herunterladen, welche alle Notwendigkeiten beinhaltet, um eine Ordnerüberwachung laufen zu lassen.
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, einen Ordner in der Seitenleiste anzeigen zu lassen, den das Programm für Sie überwacht bei Erkennung neuer Dokumente können diese automatisch geöffnet werden und ebenfalls automatisiert der Unterschriftenprozess gestartet werden.
Der große Vorteil an dieser Funktion ist der, dass die Software die ganze Zeit im Hintergrund laufen kann und nur in den Vordergrund geschoben wird wenn es notwendig wird. Das spart Zeit, da der Programmstart wegfällt und reduziert so die Gesamtdauer für einen Unterschriftenprozess enorm.
Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
Ein PDF Dokument wird aus einer beliebigen Quelle erzeugt und in einem überwachten Ordner abgespeichert.
eSignatureOffice ist bereits gestartet, läuft im Hintergrund und erkennt das neue Dokument.
Das neue Dokument wird automatisch geöffnet.
Jetzt kann das Dokument entweder zuerst durchgelesen werden und dann der Unterschriftenvorgang vom Benutzer manuell gestartet werden oder direkt nach Öffnen des Dokuments wird der Unterschriftenvorgang sofort automatisch gestartet.
Mit Start des Unterschriftenvorgangs kann ein zum Dokument passendes Signatur-Set automatisch gestartet werden.
Nach Durchlauf des Signatur-Sets kann automatisch ein vorbereitetes Makro ausgelöst werden, welches das Dokument speichert und dabei gegebenenfalls umbenennt. Außerdem kann dieses Makro auch eSignatureOffice wieder verkleinern, so dass es nach Abschluss des Vorgangs im Hintergrund verschwindet - bis ein neues Dokument im überwachten Ordner erkannt wird.
...
Um einen Ordner zu überwachen muss dies im Administrationsmenü von eSignatureOffice eingerichtet werden.
Hier ein Beispiel:
|
|---|
2. Gehen Sie in das Untermenü “Dokumentenbehandlung”. |
3. Mit einem Klick auf den Knopf mit dem kleinen roten Plus-Zeichen fügen Sie der Seitenleiste ein neues Element hinzu.   |
4. Geben Sie dem neuen Element einen Namen und wählen als Gruppentyp “Verzeichnis PDF” aus.   |
5. Entweder wählen Sie den zu überwachenden Ordner mit dem kleinen gelben Ordnersymbol neben dem Textfeld “Datei oder Verzeichnispfad” aus oder kopieren den Pfad direkt in das Textfeld.  |
6. Aktivieren Sie für dieses Beispiel die folgenden Optionen:
 |
7. Beenden Sie die Einstellungen mit einem Klick auf “Einstellungen übernehmen”. Damit ist die Einrichtung der Ordnerüberwachung an sich abgeschlossen. Sobald Sie nun eine PDF in den überwachten Ordner kopieren oder speichern, wird eSignatureOffice (so lange das Programm läuft) diese Dateien öffnen und den Signaturvorgang starten. Ohne Signatur-Set und automatische Zuordnung dieses Signatur-Sets zum geöffneten Dokument wird allerdings lediglich eine manuelle Platzierung des Signaturbereiches möglich sein. Um diesen Prozess zu verbessern, lesen Sie bitte die beiden folgenden Kapitel “Einrichtung des Makros” und “Einrichtung des Signatur-Sets”. |
...
Für dieses Beispiel werden wir Schritt für Schritt ein ganz einfaches Makro erzeugen, welches die geöffnete Datei mit dem originalen Dateinamen abspeichert, dabei das Dokument schließt und dann eSignatureOffice in die Windows Taskleiste minimiert. Dieses Makro kann dann mit einem Signatur-Set verknüpft werden, so dass es nach dem Unterschreiben automatisch ausgeführt wird.
|
2. Wählen Sie im Menüpunkt “Speichern (3)” aus dem Dropdownmenü die Option “Datei am Ursprungsort speichern”   |
3. Wählen Sie im Menüpunkt “Nach dem Klick (6)” die Option “Dokument schließen und minimieren”.   |
4. Damit ist die Einrichtung dieses Makros bereits abgeschlossen. Da es automatisiert ausgelöst werden soll, benötigt es weder Namen noch braucht es sichtbar geschaltet werden. Falls Sie für Ihr Makro zusätzliche Einstellungen vornehmen möchten, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: Komplexe Vorgänge automatisieren: Arbeiten mit Makroschaltflächen Im nächsten Kapitel “Einrichtung des Signatur-Sets” wird dieses Makro mit einem Signatur-Set verknüpft, welches dafür sorgt, dass die Positionierung des Unterschriftenbereiches in einem beliebigen Dokument automatisch erfolgt. |
...
Für diesen Schritt werden wir ein einfaches Signatur-Set erzeugen, welches ein beliebiges geöffnetes Dokument nach einem Schlagwort sucht und dann an entsprechender Stelle ein Signatur-Feld erzeugt. Sobald der Unterschriftenprozess gestartet wird, versucht eSignatureOffice das Signatur-Set dem geöffneten Dokument zuzuordnen. Wenn dies erfolgreich geschehen ist, kommuniziert eSignatureOffice automatisch mit dem angeschlossenen Unterschriftenpad und präsentiert das Signatur-Feld für die Unterschrift. Nachdem alle Unterschriften des Signatur-Sets eingefügt wurden, wird das im vorherigen Kapitel konfigurierte Makro ausgelöst.
...
Übergabe des Dokuments an eSignatureOffice per Ordnerüberwachung
Automatisches Öffnen des neu erkannten Dokuments in eSignatureOffice
Automatischer Start des Signaturvorgangs
Automatische Auswahl des Signatur-Sets nach Start des Signaturvorgangs
Präsentation der Signatur-Felder für die Unterschrift
Nach Ende der Unterschrift automatischer Start des Makros
Das Makro speichert das unterschriebene Dokument und minimiert eSignatureOffice in die Taskleiste
Danach ist eSignatureOffice bereit, um den kompletten Prozess erneut zu beginnen. Es ist abgesehen von der Unterschrift selbst keine weitere Interaktion durch den Benutzer mehr notwendig.
...
Um diesen Testdurchlauf zu starten, achten Sie darauf, dass eSignatureOffice bereits gestartet ist und kopieren die PDF-Datei in den überwachten Zielordner “C:\Unterschreiben”.
eSignatureOffice erkennt nun diese Datei nach maximal 2 Sekunden und öffnet die Datei zur Ansicht. Durch den automatischen Start des Signaturvorgangs wird sofort das zum Dokument gehörige Signatur-Set ausgewählt und gestartet, so dass Ihnen das Signaturfeld mit dem roten Rahmen sowohl auf dem Computer als auch auf dem Unterschriftenpad präsentiert wird. Falls Sie ein Unterschriftenpad mit schwarz-weiß Monitor benutzen, ist natürlich kein roter Rahmen zu sehen.
Unterschreiben Sie nun bitte und bestätigen die Unterschrift dann mit dem OK Knopf auf dem Pad oder in der Fußleiste von eSignatureOffice. Da in diesem Dokument zu Demonstrationszwecken zwei Signaturen verlangt sind, leisten Sie bitte auch die zweite Unterschrift und bestätigen diese. Danach wird eSignatureOffice automatisch erkennen, dass keine weiteren Unterschriften notwendig sind und wird dann das im Signatur-Set verknüpfte Makro auslösen.
Dieses Makro speichert nun das unterschriebene Dokument und minimiert eSignatureOffice in die Taskleiste.
Wenn Sie nun das zu unterzeichnende Dokument erneut in den überwachten Ordner kopieren, wiederholt sich der Prozess erneut - unabhängig davon, welchen Namen das Dokument trägt.
...
Wenn Sie nun verschiedene Signatur-Sets und verschiedene mehrere Makros für all Ihre Dokumente kombinieren, können Sie beliebig viele Signaturprozesse schnell und effektiv abbilden.
Downloads
Hier können Sie nun alles herunterladen, was in den vorherigen Kapiteln umgesetzt wurde:
|
| ||||
|---|---|---|---|---|---|
|
| ||||
|
|