Arbeiten mit eSignatureOffice

Menüführung

Auf dem folgenden Bild sehen Sie eine Übersicht über die Benutzeroberfläche von eSignatureOffice in der aktuellen Designversion 5.x. Die Ansicht der oberen Toolbar und das gesamte Farbdesign ist im Administrationsbereich unter "Optionen", im Untermenü "Darstellung und Design" individuell anpassbar. Nachfolgend erhalten Sie einen kurzen Überblick über die verschiedenen Buttons und anschließend eine ausführlichere Beschreibung der jeweiligen Funktionen.

^{Mittels der Symbolleiste können verschiedene Funktionen angewählt werden, die (hier grün eingefärbt) verschiedene Varianten zu signieren bieten oder (hier blau eingefärbt) zum komfortablen Lesen erforderlich sind oder (hier gelb eingefärbt) das Arbeiten mit Dateien ermöglicht.}

Werkzeugleiste

Sind in der Werkzeugleiste alle verfügbaren Schaltflächen aktiviert, haben Sie von links nach rechts die folgenden Optionen. Zusätzlich kann die Werkzeugleiste im Administrationsmenü im Abschnitt Darstellung & Design konfiguriert werden.

Seitenleiste

Sind im Dokument alle Voraussetzungen erfüllt, haben Sie in der Seitenleiste von oben nach unten folgende Optionen und Hilfsmittel. Die Seitenleiste kann im Administrationsmenü im Abschnitt Seitenleiste konfiguriert werden.

Laden eines Dokumentes

Sie Dokumente können auf verschiedene Wege in eSignatureOffice laden:

1. aus dem Dateisystem des benutzten Computers oder dessen lokalem Netzwerk (Datei öffnen)
2. aus einem anderen Programm heraus
3. von einem FTP-Server
4. als Startparameter

Speichern eines Dokumentes

Zum Speichern eines Dokuments an seinem Ursprungsort klicken Sie auf das „Speichern"-Symbol  oder den entsprechenden Menüpunkt im Abschnitt „Datei". Um das Dokument an einem anderen Ort zu speichern, klicken Sie auf das „Speichern unter"-Symbol , oder den entsprechenden Menüpunkt, ebenfalls im Abschnitt „Datei".
Sie können Dateien außerdem auch über Makroaktionen speichern, welche Sie im „Makroschaltflächen-Dialog" bearbeiten können. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Arbeiten mit Makroschaltflächen.

Ansichtsmodus

Dies ist der Modus, in welchem sich eSignatureOffice nach dem Öffnen eines Dokuments automatisch befindet und ermöglicht jedem, der das angezeigte Dokument unterschreiben möchte, dieses noch einmal komplett durchzulesen. Das ist insofern wichtig, als dass der Ersteller des Dokumentes in vielen Fällen nicht automatisch auch der Unterzeichner ist.

Wünschen Sie aus einem anderen Modus zurück in den Ansichtsmodus zu wechseln, betätigen Sie dafür einfach die Schaltfläche „Ansehen" in der Hauptmenüleiste

PDF-Formularmodus

Den PDF-Formularmodus erreichen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Formular ausfüllen"  in der Hauptmenüleiste. Dieser ist nur aktivierbar, wenn Sie auch ein PDF-Dokument in eSignatureOffice geladen haben. Der Formularmodus ermöglicht es Ihnen, Formulare, die Sie z.B. mit Adobe-Produkten erstellt haben, in eSignatureOffice vor der Unterzeichnung auszufüllen und so nach der Unterzeichnung mit abzuspeichern.

• Wie in der Abbildung oben ersichtlich, können Sie PDF-Felder in eSignatureOffice  ausgefüllen. Dies gilt ebenso für Radiobuttons, Checkboxen und weitere Ausfüllhilfen, die aus Adobe-Produkten bekannt sind.
• Mittels der Tabulator-Taste auf Ihrer Tastatur gelangen Sie der Reihe nach in alle im Dokument verfügbaren Felder und können diese entsprechend abarbeiten.
• Die Inhalte der Felder können Sie auch nach dem Abspeichern durch andere Programme oder durch eine Volltextsuch wieder auslesen.
• Mittels Kommandozeilen-Parameter (über eine *.fff-Datei) ist bereits beim Laden eines PDF-Formulars eine Vorausfüllung bekannter Feldinhalte möglich, die Sie bei Bedarf jedoch in eSignatureOffice noch ändern können. Weitere Informationen zu den möglichen Startparametern für eSignatureOffice finden Sie hier: Startparameter

Signaturmodus

In den Signaturmodus gelangen Sie, indem Sie auf die Schaltfläche „Unterzeichnen" in der Hauptmenüleiste klicken. Der Signaturmodus ist der zentrale Kern von eSignatureOffice. In diesem Modus können Sie Dokumente sicher und elektronisch unterschreiben. Es sind beliebig viele Signaturen pro Seite und Dokument möglich. Zu jeder Signatur können Sie auch den Namen und den Grund der Unterzeichnung eintragen. Diese Daten, wie auch die Uhrzeit und das Datum, werden ebenfalls im Dokument gespeichert und können später auch wieder ausgelesen werden.

Manuelles Unterzeichnen

Wechseln Sie in den Signaturmodus, indem Sie auf die Schaltfläche „Unterzeichnen" klicken. Halten Sie nun die linke Maustaste im Dokument an der Stelle gedrückt, an der Sie die Unterschrift einfügen möchten und ziehen ein Unterschriftenfeld auf. Der Unterschriftenrahmen wird standardmäßig rot mit blauem Hintergrund angezeigt, aber dieses Design können Sie im Administrationsmenü unter der Option "Darstellung der Signatur" gemäß Ihren Wünschen anpassen. In dem aufgezogenen Feld können Sie sofort unterschreiben.
Am unteren Rand von eSignatureOffice  stehen Ihnen noch die Schaltflächen „OK", „Wiederholen" und „Abbrechen" zur Verfügung.

• Mit „OK" bestätigen Sie, dass Sie mit Ihrer Unterschrift zufrieden sind und die Signatur eingefügen möchten. Je nach vorgenommenen Einstellungen müssen Sie davor aber noch den ein oder anderen Dialog bestätigen.
• Mit „Wiederholen" wird die Unterschrift im aktuellen Signaturrahmen gelöscht, nicht aber der Rahmen selbst. So können Sie sofort erneut an dieser Stelle unterschreiben.
• Mit „Abbrechen" wird der Signaturvorgang abgebrochen und das Unterschriftenfeld mitsamt der Unterschrift gelöscht.
• Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ein kompletter manueller Unterschriftenvorgang aussieht, finden Sie hier. 

Digitaler Stempel

Indem Sie auf die Schaltfläche "Digitaler Stempel"  klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, ein Bild in Ihr Dokument einzufügen. Dazu öffnet sich nach Betätigung des Buttons ein Dialog, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen und durch "Öffnen" in Ihr Dokument kopieren können. Danach besteht noch die Möglichkeit, das Bild in der Größe anzupassen und an die exakt gewünschte Position zu verschieben bevor Sie es mit einem Druck auf den oben schon gezeigten "OK"-Button in der unteren Leiste an seiner finalen Position eingefügt wird. Bitte beachten Sie, dass die Voransicht des Bildes vor dem Einfügen nicht seiner finalen Qualität entspricht. Diese wird nur zu diesem Zeitpunkt stark herabgesetzt, um Anzeigefehler beim Verschieben und Verändern der Größe zu minimieren. Bitte beachten Sie, dass es an dieser Stelle zu Verzögerungen kommen könnte, wenn die Dateigröße Ihres eingefügtes Bildes sehr groß ist.

Den Digitalen Stempel können Sie benutzen, um z.B. vorgefertigte Unterschriften, Firmenlogos etc. einzufügen. Als Beispiel hier der StepOver Firmenstempel für Unterschriften:  

Speichern der Unterschrift 

Nach dem Leisten der Unterschrift und Klicken des „OK"-Buttons (oder nach Ablauf des TimeOuts) erscheint das oben sichtbare Eingabefenster. Hier werden Sie nach dem Namen des Unterzeichners und dem Grund der Unterzeichnung gefragt bzw. zum Bestätigen der eventuell bereits gemachten Angaben aufgefordert. Nach erfolgter Bestätigung wird die Unterschrift dauerhaft in das Dokument eingefügt.

Dies ist nicht mehr rückgängig zu machen, ohne das Dokument neu laden zu müssen. Die Angabe dieser Informationen ist – sofern das Abfragefenster nicht deaktiviert ist – obligatorisch, d.h. Sie können diesen Schritt nicht überspringen. Wählen Sie an dieser Stelle „Abbrechen" (mit dem kleinen X in der rechten oberen Ecke), dann können Sie zwar weiter unterzeichnen, allerdings werden Sie dann beim Einfügen Ihrer nächsten Signatur erneut zum Bestätigen der Angaben aufgefordert. Ist das Abfragefenster deaktiviert, so wird die Unterschrift bereits nach dem ersten Klicken des „OK"-Buttons eingefügt.

Wenn Sie diese Abfrage in Zukunft nicht mehr erhalten wollen, z.B. weil Sie keinen Stempel einfügen möchten, z.B. weil die betreffenden Informationen aus dem Dokument selbst hervorgehen, können Sie diese Abfrage im Optionsmenü unter „Administration… | Allgemein" deaktivieren (Checkbox: Nach dem Unterzeichnen nach Name und Grund fragen) oder diesen Dialog mit aktivierter "Dieses Fenster nicht mehr anzeigen!" Checkbox verlassen. Wenn Sie letzteres tun, wird Ihre Auswahl gespeichert. Das heißt, ist "Dieses Fenster nicht mehr anzeigen!" aktiviert und Sie drücken auf "Kein Stempel", wird auch nach zukünftigen Unterschriften dieses Fenster nicht mehr angezeigt und auch kein sichtbarer Stempel eingefügt.

Möchten Sie im späteren Verlauf dieses Fenster wieder angezeigt bekommen, können Sie diesen Schritt auch wie eben beschrieben über das Administrationsmenü wieder ohne Probleme rückgängig machen. Die hier eingegebenen Daten werden mit der Signatur wie oben beschrieben verschlüsselt abgespeichert und können später auch wieder ausgelesen werden.

Haben Sie alle Eingaben getätigt und mit „OK" bestätigt, wird der Unterschrift noch ein Signatur-Stempel unterhalb des Schriftbildes hinzugefügt, wie im obigen Bild dargestellt. Der Stempel enthält die zuvor gemachten Angaben (Name, Grund…) sowie das Datum und Uhrzeit der Unterschrift. Auch diesen Stempel können Sie unter „Administration… | Allgemein | Stempel" deaktivieren, d.h. der Stempel wird nicht angezeigt, aber die Daten aus dem Abfragedialog werden trotzdem abgespeichert.
Sind alle erforderlichen Unterschriften abgeleistet, können Sie das Dokument speichern.

Unterschreiben mit Smartphones und Tablets

Ab Version 6.2 bietet Ihnen eSignatureOffice zusätzlich noch die Option, Ihr Smartphone oder Tablet anstelle eines Unterschriftenpads oder Tablet-PCs zur Unterzeichnung von Dokumenten zu benutzen.

Eine ausführliche Beschreibung dieses Themas finden Sie im separaten Abschnitt Unterschreiben mit Smartphones und Tablets

Automatisiertes Anlegen von Unterschriftenfeldern: Arbeiten mit Signatur-Sets

Die effektive Nutzung von Signatur-Sets, kann Ihren Umgang mit eSignatureOffice durch Automatisierungen sehr viel schneller und effektiver gestalten, wie z.B. das Finden einer im Dokument enthaltenen Zeichenkette (z.B. "Unterschrift Kunde") und dann dem Öffnen eines vordefinierten Unterschriftenfeldes relativ zu dieser Zeichenkette. So können Sie ein Signatur-Set erstellen, welches in beliebigen Dokumenten immer nach "Unterschrift Kunde" sucht und dann automatisch immer ein Unterschriftenfeld von 30x60mm links oben darüber öffnet.

Dies bietet sich vor allem bei einer großen Anzahl von Dokumenten oder Nutzern an. Eine ausführliche Beschreibung dieses Themas finden Sie im separaten Abschnitt Automatisiertes Anlegen von Unterschriftenfeldern: Arbeiten mit Signatur-Sets.

Komplexe Vorgänge automatisieren: Arbeiten mit Makroschaltflächen

Makros  können Ihre Arbeit mit eSignatureOffice noch einmal um einiges erleichtern, indem Sie häufig genutzte Aktionen und komplexere Vorgänge entweder komplett automatisieren oder mit einem einfachen Klick ausführen lassen. Besonders in Kombination mit Signatur-Sets kann dies zu viel schnelleren und effektiveren Bearbeitungsvorgängen führen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Themas finden Sie im separaten Abschnitt Arbeiten mit Makroschaltflächen.

Intelligente Informationsverarbeitung des Dokumenteninhalts

eSignatureOffice bietet Ihnen an sehr vielen Stellen die Möglichkeit, den Inhalt des vorliegenden Dokuments auszulesen und sinnvoll zu nutzen, um zum Beispiel Textanzeigen, Dateinamen beim Speichern, Bestätigungsdialoge etc. flexibel zu gestalten, ohne diese für jeden Nutzer fest anlegen zu müssen. Jede Schaltfläche mit dem Lupensymbol  führt Sie zur Intelligenten Informationsverarbeitung des Dokumenteninhalts.

FTP-Einstellungen

Öffnen Sie den FTP-Dialog indem Sie auf die Option „Öffnen von FTP" im Menüpunkt „Datei" klicken.

Um eine neue Server-Verbindung zu erstellen, klicken Sie im FTP-Dialog bitte auf die Schaltfläche „Bearbeiten" und danach sehen Sie folgendes Dialog-Fenster:

Falls dieser Bereich nicht durch Ihren Administrator mit einem Passwort geschützt ist, haben Sie die Möglichkeit, die Dateien zu bearbeiten, neue Verbindungen zu erstellen und Standardverbindungen zu definieren. Ist eine Standardverbindung definiert, versucht eSignatureOffice beim „Öffnen von FTP" automatisch, eine Verbindung mit dem voreingestellten FTP-Server herzustellen. Falls die jeweiligen FTP-Daten nicht bekannt sind, erfragen Sie diese bitte bei Ihrem zuständigen IT-Bereich.

Mit dem Knopf "Verbindungsdaten speichern" können Sie Ihre eingegebenen Daten auch in einer SFS-Datei (StepOver FTP-Set) speichern und an einem beliebigen Ort ablegen, z.B. zur Weitergabe an Kollegen, Nutzung in einem Makro oder falls Sie immer wieder mal zwischen mehreren FTPs wechseln müssen und die Verbindungsdaten nicht ständig neu eingeben wollen.

Der standardmäßig voreingestellte Speicherpfad für diese FTP-Sets ist: "C:\Users\[Benutzername]\Documents\StepOver\FTPSets\", wobei [Benutzername] für den aktuellen Windows-Nutzernamen steht und der Speicherpfad deshalb für jeden Nutzer individuell ist, aber im Administrationsmenü unter Internet geändert werden kann.