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Funktionen des Usermanager auf webSignatureOffice.com

Der Usermanager übernimmt die zentrale Rolle bei der Verwaltung von untergeordneten Usern im webSignatureOffice-System. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Anlegen und Einladen von Usern: Neue User können direkt angelegt oder über eine Einladung hinzugefügt werden.
• Verwalten von Berechtigungen und Einstellungen: Der Usermanager kann Rechte anpassen und Synchronisationseinstellungen konfigurieren.
• Guthabenmanagement: Der Zugriff auf den Creditpool wird verwaltet, und Credits können an untergeordnete User übertragen werden.
• Deaktivieren oder Löschen von Usern: Untergeordnete User können deaktiviert oder dauerhaft entfernt werden.

Login

Unter https://www.websignatureoffice.com/so-admin gelangt man zum UserManagement.

Im webSignatureOffice UserManagement können sich ausschließlich sogenannte Usermanager (übergeordnete User mit mehr Zugriffsberechtigung) unter Verwendung
ihrer gewohnten Anmeldedaten anmelden. Untergeordnete User haben hierfür keine Berechtigung.

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UserManagement Übersicht

Im UserManagement können Usermanager neue, untergeordnete webSignatureOffice-User anlegen oder einladen.

Dabei lassen sich die Berechtigungen, persönlichen Angaben und der Zugriff auf Credits der untergeordneten User verwalten.

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User anlegen

Ein Usermanager hat die Möglichkeit, neue, untergeordnete webSignatureOffice-User in wenigen Schritten anzulegen. Dabei müssen die Grunddaten zwingend ausgefüllt werden.

Das Passwort für den neuen User wird direkt vom Usermanager festgelegt.

Nach der erfolgreichen Anlage sendet das System eine automatisch generierte E-Mail an den neuen User, die Informationen zur erfolgreichen Registrierung bei webSignatureOffice enthält.
Ein neu angelegter User erhält standardmäßig zunächst alle Berechtigungen, die im Anschluss individuell vom Usermanager angepasst werden können.

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User einladen

Ein Usermanager kann neue, untergeordnete User über eine E-Mail-Adresse einladen. Solange der eingeladene User sich noch nicht registriert hat, wird dieser dem Usermanager nicht untergeordnet angezeigt.

Der eingeladene User kann sich eigenständig bei webSignatureOffice registrieren und ist erst nach erfolgreicher Registrierung dem Usermanager untergeordnet. Erst dann kann der Usermanager den User bearbeiten.

Falls dem untergeordneten User standardmäßig nicht alle Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden sollen, empfiehlt es sich, den User direkt anzulegen, um im Anschluss die Rechte individuell definieren zu können.

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User verwalten

User löschen

Untergeordnete User können mit einem Klick auf das Mülleimer-Icon gelöscht werden. Zur Sicherheit erscheint nach dem Klick eine Abfrage, ob der User tatsächlich gelöscht werden soll.

User deaktivieren

Mit dem Active-Schieber können untergeordnete User deaktiviert werden. Ist der Schieber rechts und blau, ist der User aktiviert. Befindet sich der Schieber links und grau, ist der User deaktiviert. Deaktivierte User haben keine Berechtigung, webSignatureOffice zu nutzen.

User bearbeiten und verwalten

Um die Einstellungen eines Users zu bearbeiten, genügt ein Klick auf die entsprechende Zeile des Users in der Liste. Es wird kein zusätzliches Symbol, wie z. B. ein Stift-Icon, angezeigt – der Klick auf die Zeile öffnet direkt die Bearbeitungsoptionen.

Berechtigungen

Hier kann man die Berechtigungen des untergeordneten Users bestimmen, befüllte Checkboxen bedeuten, dass der untergeordnete User dafür berechtigt ist.

Anmerkung: Bei deaktivierter Anmeldung im Web kann sich der User weiterhin in den webSignatureOffice Apps anmelden.

Guthaben

Die Berechtigung "Direkter Zugriff auf Creditpool" ermöglicht untergeordneten Usern den uneingeschränkten Zugriff auf die Credits des Usermanagers. In diesem Fall können untergeordnete User keine Credits eigenständig kaufen.
Wenn ein untergeordneter User Credits einlöst (z. B. durch das Erstellen einer Signaturanforderung), werden die genutzten Credits direkt vom Guthaben des Usermanagers abgebucht.

Ist die Checkbox deaktiviert, muss der untergeordnete User seine Credits selbst kaufen. Bereits gekaufte Credits stehen dem untergeordneten User wieder zur Verfügung, sobald der Zugriff auf den Creditpool deaktiviert wurde. Es verfallen keine Credits.

Zusätzlich kann der Usermanager, bei deaktiviertem "Zugriff auf Creditpool", Credits an den untergeordneten User übertragen. Diese werden direkt vom Guthaben des Usermanagers abgezogen und dem untergeordneten User gutgeschrieben.
Achtung: Übertragene Credits können nicht rückgängig gemacht werden.

Sobald einem untergeordneten User erstmalig Credits vom Usermanager übertragen wurden, kann dieser User zukünftig keine Credits mehr eigenständig kaufen und ist dauerhaft auf die Creditverwaltung des Usermanagers angewiesen.

Synchronisation mit mobilen Geräten

Diese Einstellungen sind relevant, wenn die Apps iSignatureOffice (iOS) oder aSignatureOffice (Android) genutzt werden und die User sich mit ihren Login-Daten in der jeweiligen App anmelden, um z. B. bestimmte Dokumente auf ihrem mobilen Gerät zu empfangen und zu unterschreiben.
Werden die Apps grundsätzlich nicht verwendet oder sollen nicht verwendet werden, sollten keine Checkboxen aktiviert sein.

Falls User Dokumente auf ihr mobiles Gerät erhalten sollen, die sie selbst unterschreiben müssen, ist es sinnvoll, die Auswahl der „roten“ Dokumente („Wartend auf eigene Signatur“) an dieser Stelle zu aktivieren.

Zusätzlich lassen sich Profilinformationen, wie z.B. die Adresse, über den ausgewählten User ergänzen.

Ein untergeordneter User ist immer berechtigt seine Profilinformationen in der Weboberfläche zu bearbeiten (sofern eine Anmeldung im Web erlaubt ist).

Mehrere User gleichzeitig bearbeiten

Um mehrere User gleichzeitig zu bearbeiten, können die gewünschten User über die Checkboxen auf der linken Seite ausgewählt werden. Nach der Auswahl öffnet ein Klick auf "EDITIEREN" eine Maske, die das Bearbeiten mehrerer User ermöglicht.

Bei der gleichzeitigen Bearbeitung können ausschließlich Berechtigungen und Synchronisationseinstellungen angepasst werden.

Unter www.websignatureoffice.com/preise findet man eine Übersicht der möglichen Credit-Pakete.

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