Trabajando con eSignatureOffice

Guía a través de la interfaz de usuario

La siguiente imagen muestra una vista general de la interfaz de usuario de eSignatureOffice en el diseño de la versión actual 5.x. Puede ajustar el diseño de la barra de herramientas superior o, en general, todo el diseño de colores en el menú de administración, en «Apariencia y diseño». Aquí obtendrá una breve visión general de las distintas partes de la interfaz de usuario, sus botones y, a continuación, descripciones ampliadas de las respectivas funciones.

^{Con ayuda de la barra de herramientas, puedes acceder directamente a distintas funciones, que o bien ofrecen diferentes formas de firmar (aquí coloreadas en verde) o bien hacen más cómoda la lectura (azul) o permiten trabajar con tus archivos (amarillo).}

La barra de herramientas

Si todos los botones disponibles están activados, las siguientes opciones están disponibles (de izquierda a derecha). También puede configurar esta barra de herramientas en la pestaña de administración Apariencia y Diseño. 

La barra lateral

Si se cumplen las condiciones previas correspondientes, la barra lateral ofrece las siguientes opciones (de soporte). Puede configurar esta barra lateral en la pestaña de administración Barra lateral.

Cargar un documento

Existen diferentes formas de cargar un documento en eSignatureOffice:

1. desde el sistema de archivos del ordenador utilizado o de su red local (Abrir archivo)
2. desde otro programa
3. desde un servidor FTP
4. como parámetro de inicio

Guardar un documento

Para guardar un documento en su ubicación original, utilice el icono «Guardar» o la opción correspondiente del menú «Archivo».

Para guardar el documento en otra ubicación, utilice el icono «Guardar como» o la opción de menú correspondiente, que también se encuentra en el menú «Archivo».

También puede guardar archivos con la ayuda de acciones de macro, que puede definir en el cuadro de diálogo «Configurar botones de macro». Más información sobre este tema en el capítulo Trabajar con macros Trabajar con macros.

Modo de visualización

Este es el modo predeterminado en el que se encontrará eSignatureOffice tras cargar un documento y permite al usuario inspeccionar y leer detenidamente el documento antes de firmarlo. Esto puede ser muy importante porque, en la mayoría de los casos, el creador de un documento no es la misma persona que lo firmará al final.

Si desea pasar de otro modo al de visualización, sólo tiene que utilizar el botón «Ver» de la barra de herramientas.

Modo de relleno de formularios PDF

Puede iniciar el modo de rellenar formularios PDF haciendo clic en el botón «formulario» de la barra de herramientas. Este botón sólo puede activarse si ya hay un documento PDF cargado en eSignatureOffice. Este modo permite rellenar información en los campos de formulario que haya añadido, por ejemplo, con productos Adobe (no se pueden añadir en eSignatureOffice). Deberá hacerlo antes de firmar el documento y después podrá guardar estos datos adicionales en el documento.

• Como puede ver en la imagen, puede rellenar estos campos de formulario PDF en eSignatureOffice. Esto es válido para botones de opción, casillas de verificación, campos de texto y otras posibles opciones de rellenado, que quizá conozca de los productos de Adobe (y otros).
• Con la tecla de tabulación de su teclado, puede saltar automáticamente a cada campo de formulario disponible dentro de su documento y así completarlos uno a uno.
• Después de guardar el archivo, puede leer el contenido de estos campos de formulario en otras aplicaciones con una búsqueda normal de texto completo.
• Con la ayuda de parámetros de comando (a través del archivo *.fff) es posible tener campos de formulario pre-rellenados al cargar el documento PDF. Sin embargo, estos campos siguen siendo editables en eSignatureOffice. Encontrará más información sobre los parámetros de inicio en el capítulo Parámetros de inicio.

Modo de firma

Puede acceder al modo de firma a través del botón «Firmar» de la barra de herramientas. Este modo de firma es el núcleo interno de la funcionalidad de eSignatureOffice, en el que puede firmar digitalmente y de forma segura sus documentos.

El número de firmas por página y documento no está limitado y puede añadir el nombre, la ubicación y el motivo de la firma a cada una de estas firmas. También se capturan y guardan en el documento datos adicionales como la hora y la fecha. Todos estos datos pueden recuperarse posteriormente del documento.

Firma manual

Cambie al modo de firma como se ha descrito anteriormente haciendo clic en el botón «Firmar». Ahora, haga clic y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón en el documento cerca del lugar donde desea añadir la firma y dibuje el llamado rectángulo de firma. Por defecto, este rectángulo está enmarcado en rojo y relleno de azul. Sin embargo, puede cambiar este diseño en el menú de administración en la pestaña «Apariencia y diseño». Ya puede firmar en este rectángulo de firma dibujado.

En el pie de página de eSignatureOffice encontrará ahora los botones «Aceptar», «Repetir» y «Cancelar».

• Con «Aceptar», está confirmando que está satisfecho con su firma y que desea añadirla ahora a la firma. Dependiendo de su configuración, puede que aún tenga que confirmar uno o dos diálogos adicionales.
• Con «Repetir» se borrará todo lo que haya en el rectángulo de firma actual, pero no el rectángulo en sí. Puede volver a firmar inmediatamente en esta posición.
• La opción «Cancelar» detiene todo el proceso de firma y borra el rectángulo de firma, incluida la firma, y le devuelve al modo de firma manual, donde puede dibujar un nuevo rectángulo, si lo desea.
  Puede encontrar una guía detallada paso a paso de cómo es un procedimiento completo de firma manual aquí.

Sello digital

Haciendo clic en el botón «Sello digital» , tiene la posibilidad de añadir una imagen a tu documento en lugar de una firma escrita. Así, cuando se abra la ventana de selección de archivos, elija su imagen y, pulsando «Abrir», se copiará en el documento. A continuación, podrá ajustar el tamaño y la posición exacta de la imagen antes de añadirla finalmente al documento con la ayuda del botón «Aceptar» del pie de página de eSignatureOffice.

• Tenga en cuenta que la vista previa de la imagen no tiene la calidad final que se mostrará en el documento, ya que la calidad de la imagen se reduce drásticamente para minimizar los errores gráficos al cambiar el tamaño o la posición.
• Tenga en cuenta también que el proceso de añadir la imagen puede tardar un poco, dependiendo del tamaño de la misma.

Puede utilizar esta función de sello digital, por ejemplo, para añadir firmas prefabricadas, logotipos de empresa, etc.

Como ejemplo, aquí tiene un sello de empresa StepOver para firmas:

Guardar la firma

Tras realizar la firma y pulsar el botón «Aceptar» (o tras el tiempo de espera automático), se muestra este cuadro de diálogo. Aquí se le preguntará por el nombre del firmante, el motivo de la firma y la ubicación; respectivamente, se le pedirá que confirme la información indicada anteriormente. Tras una confirmación satisfactoria, la firma se añadirá de forma permanente al documento.

Esto no puede ser revertido de ninguna manera sin recargar el documento (Después de guardar el documento, incluso la recarga no ayudará). Es obligatorio proporcionar esta información, excepto si se ha desactivado este cuadro de diálogo en el menú de administración. Esto significa que no puede omitir este paso en el procedimiento de firma. Si opta por cancelar este cuadro de diálogo con la pequeña X roja de la esquina superior derecha, podrá seguir firmando, pero después de cada firma se le volverá a pedir que confirme la información facilitada. Si el cuadro de diálogo está completamente desactivado, la firma se añadirá inmediatamente después de pulsar el botón «Aceptar» del pie de página.

Para desactivar esta consulta, por ejemplo porque esta información la proporciona el propio documento o porque no desea que se muestre un sello, marque la opción «¡No volver a preguntar!» antes de continuar. Si lo hace, el botón en el que haga clic para salir de este cuadro de diálogo se guardará para futuras firmas. Es decir, si la opción «¡No volver a preguntar!» está marcada y haces clic en «Sin sello», el cuadro de diálogo no se mostrará para futuras firmas y no se añadirá ningún sello visible a tus documentos.

En caso de que quieras reactivar esta consulta, puedes hacerlo sin problemas en el menú de administración, en la pestaña «General», marcando «Después de firmar - preguntar nombre y motivo de la firma».

Todos los datos proporcionados se cifrarán y se guardarán junto con la firma, por lo que podrán leerse posteriormente desde el documento.

Una vez que haya introducido toda la información y confirmado con el botón «Aceptar», la firma se ampliará con el sello de firma situado debajo de la imagen de la firma, tal y como se muestra en la imagen superior. Este sello contiene toda la información proporcionada (Nombre, Motivo...) así como la fecha y hora de la firma. Por supuesto, también puede desactivar este sello en el menú de administración en la pestaña «General | Sello», lo que hará que el sello no se muestre, pero los datos se seguirán guardando junto con la firma.

Una vez añadidas todas las firmas necesarias, puede guardar el documento.

Firma con dispositivos móviles

Desde la versión 6.2, eSignatureOffice también ofrece la opción de utilizar su smartphone o tableta para firmar su documento en lugar de firmar con una tableta de firma o un tablet PC.

Encontrará una descripción y explicación detallada de este tema en el capítulo Firma con dispositivos móviles.

Creación automática de campos de firma: Trabajar con conjuntos de firmas

El uso eficaz de los conjuntos de firma puede hacer que su trabajo con eSignatureOffice sea mucho más rápido y sencillo mediante el uso de funciones de automatización, por ejemplo, mediante la búsqueda de una determinada cadena de caracteres en un documento (por ejemplo, «Firma del cliente») y la posterior creación de un campo de firma predefinido en una posición predefinida relativa a la cadena de búsqueda encontrada. Así, se podría crear un conjunto de firmas capaz de buscar en cualquier documento PDF la combinación de palabras «Firma del cliente» y, a continuación, crear campos de firma de un tamaño de, por ejemplo, 30x60 mm en la parte superior izquierda de todos los puntos encontrados. Después, el conjunto de firma muestra todos estos campos de firma uno tras otro para firmarlos.

Este método se utiliza mejor cuando se trabaja con un gran número de documentos o diferentes usuarios/clientes.

Encontrará una descripción y explicación detallada de este tema en el capítulo Creación automática de campos de firma: Trabajar con conjuntos de firmas.

Automatización de procesos complejos: Trabajar con macros

Las macros pueden facilitar aún más su trabajo con eSignatureOffice, ya sea automatizando por completo las acciones más frecuentes y los procesos más complejos o permitiendo su uso con un simple clic.

Especialmente en combinación con conjuntos de firmas, esto puede dar lugar a procesos de trabajo mucho más rápidos y eficaces.

Encontrará una descripción y explicación detallada de este tema en el capítulo Automatización de procesos complejos: Trabajar con macros.

Tratamiento dinámico del contenido de los documentos

eSignatureOffice ofrece múltiples posibilidades para leer el contenido del documento cargado y, a continuación, utilizar los datos encontrados para mostrar dinámicamente cuadros de diálogo personalizados, guardar con nombres de archivo personalizados, etc., sin tener que predefinir estáticamente estos datos para cada usuario o cada documento. Todos y cada uno de los botones con el icono de la lupa permiten al Procesamiento dinámico del contenido del documento.

Configuración FTP

Abra el cuadro de diálogo FTP utilizando la opción «Abrir desde FTP» del menú «Archivo».

Para crear una nueva conexión al servidor, utilice el botón «Editar» de la ventana FTP y verá lo siguiente:

Si su administrador de IT no ha protegido esta sección con contraseña, tendrá la posibilidad de editar archivos, crear nuevas conexiones y definir una conexión predeterminada. Si ya se ha configurado una conexión por defecto, eSignatureOffice siempre intentará conectarse al servidor en cuestión cuando utilice «Abrir desde FTP». Si no conoce la información de conexión FTP necesaria, póngase en contacto con su departamento de TI.

El botón «Guardar esta conexión» permite guardar los datos introducidos en un archivo SFS (StepOver FTP-Set) en cualquier carpeta que desee, por ejemplo, para que lo puedan utilizar sus compañeros, para utilizarlo en una macro o si tiene que cambiar a menudo entre varios servidores FTP y no quiere introducir los datos de conexión una y otra vez.

Por defecto, la ruta de guardado para estos conjuntos FTP es «C:³[Nombre de usuario]³Documents³StepOver³FTPSets³», mientras que [Nombre de usuario] es el nombre del usuario de Windows conectado en ese momento, por lo que esta ruta de guardado es siempre individual para todos los usuarios. Sin embargo, puede cambiar esta ruta por defecto en el menú de administración en la pestaña Red.