Cómo configurar la supervisión de carpetas
- Andy Erd
Introducción
Este capítulo le proporcionará instrucciones detalladas sobre cómo configurar y utilizar correctamente la supervisión de carpetas en eSignatureOffice. Al final, podrá descargar una configuración de ejemplo, que incluye todos los ajustes necesarios para crear una supervisión de carpetas en funcionamiento.
Esta opción permite mostrar una carpeta en la barra lateral, que el software supervisa por usted y, si se detectan nuevos documentos, éstos se pueden cargar automáticamente y, posteriormente, también se puede iniciar automáticamente el proceso de firma.
La gran ventaja de esta función es que eSignatureOffice puede ejecutarse en segundo plano en todo momento y sólo pasa a primer plano si es necesario. Esto reduce drásticamente los tiempos de carga y ahorra tiempo.
Un posible flujo de trabajo es el siguiente:
Se crea un documento PDF a partir de cualquier fuente arbitraria y luego se guarda en una carpeta supervisada.
eSignatureOffice ya se está ejecutando en segundo plano y detecta el nuevo documento en la carpeta.
El nuevo documento se carga automáticamente.
A continuación, se puede desplazar por el documento y leerlo primero y, a continuación, iniciar el proceso de firma manualmente o, directamente después de cargar el documento, el proceso de firma se inicia automáticamente.
Al iniciar el proceso de firma, se puede seleccionar automáticamente un conjunto de firmas que coincida con el documento.
Una vez seleccionado el conjunto de firmas, se ejecutará una macro previamente preparada (de nuevo automáticamente), que puede, entre otras muchas funciones, guardar el documento firmado y renombrarlo si es necesario. Además, esta macro puede minimizar eSignatureOffice a la barra de tareas para que desaparezca en segundo plano una vez finalizado el proceso de firma, hasta que se detecte un nuevo documento en la carpeta supervisada.
Configuración de la supervisión de carpetas
Para supervisar una carpeta, debe configurarse en las opciones de administración de eSignatureOffice:
Aquí un ejemplo:
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4.Nombre el nuevo elemento y seleccione «Directorio PDF» como tipo de grupo. 
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7. Termine de configurar las opciones haciendo clic en «Guardar configuración». Ahora, la configuración de la supervisión de carpetas está básicamente terminada. En cuanto copie o guarde un PDF en la carpeta supervisada, eSignatureOffice (siempre que el programa esté en funcionamiento) abrirá estos archivos e iniciará el proceso de firma. Sin embargo, sin ningún conjunto de firmas ni asignación automática de estos conjuntos de firmas a los documentos cargados, sólo será posible una colocación manual del área de firma. Para mejorar este proceso, lea los dos capítulos siguientes «Creación de la macro» y «Creación del conjunto de firmas». |
Creación de la macro
Para este ejemplo, crearemos paso a paso una macro muy básica, que guarda los documentos actualmente cargados con su nombre de archivo original y, a continuación, cierra el documento y minimiza eSignatureOffice en la barra de tareas de Windows. Más adelante, esta macro se puede combinar con un conjunto de firmas para que se active automáticamente después de firmar el documento.
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2. En la opción «Guardar archivo (3)», seleccione «Guardar archivo en original» en el menú desplegable.
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3. Para la opción «Después de hacer clic (6)» seleccione «Cerrar documento y minimizar».
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En el próximo capítulo «Creación del conjunto de firmas» esta macro se conectará aquí a un conjunto de firma, que permite posicionar automáticamente el área de firma en cualquier documento. |
Creación del conjunto de firmas
En este paso crearemos un conjunto de firmas sencillo, que buscará en cualquier documento cargado una determinada palabra clave y, a continuación, creará un área de firma en una ubicación previamente designada. En cuanto se inicie el proceso de firma, eSignatureOffice intentará asignar el conjunto de firma al documento cargado. Una vez hecho esto con éxito, eSignatureOffice se comunica automáticamente con la tableta de firma conectada y presenta el área de firma para que se realice la firma.
Una vez que se hayan añadido al documento todas las firmas necesarias del conjunto de firmas, se activará la macro del capítulo anterior.
Para este ejemplo, utilizaremos el siguiente documento PDF.
En caso de que desee utilizar un documento PDF propio, deberá cambiar las palabras de búsqueda para la asignación automática del conjunto de firmas, así como para la ubicación del área de firma en el documento.
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2. En la primera página del menú de creación, seleccione «Acción del macrobotón 1» en la lista desplegable de «¿Qué debe ocurrir después de firmar?.
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Confirme la configuración haciendo clic en el botón «Aplicar». Pasará al siguiente menú de creación del conjunto de firmas. |
4. Justo antes de que aparezca el siguiente menú, lo más probable es que vea la siguiente notificación, que le indica que la selección automática de conjuntos de firmas no está activada. Si hace clic en «Sí», se activará esta opción en el menú de administración.
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5. El siguiente menú de opciones controla la configuración real del comportamiento durante el proceso de firma automática. Al hacer clic en «Añadir» en la esquina superior derecha, se añade una nueva búsqueda al conjunto de firmas.
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6. Para la opción «Límites de campo», seleccione la opción «Definido por una marca y un tamaño» y, a continuación, escriba la palabra «Firma» en el campo de texto. Tenga cuidado de escribirla correctamente, ya que esta parte distingue entre mayúsculas y minúsculas. En el campo de texto «Anchura (mm)» escriba el valor «94» y para «Altura (mm)» escriba «21». Estos números pueden parecer extraños, pero resulta que esta es el área de firma en el documento de ejemplo enlazado más arriba.
El texto de búsqueda «Firma» se encuentra dos veces en este documento de ejemplo, por lo que se crearán dos campos de firma consecutivos, cada uno con el tamaño dado y cada uno se presentará para ser firmado.
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7. La siguiente opción del menú se llama «Desplazamiento». Haga clic en el botón «Editar» y en las siguientes opciones realice estos cambios: X e Y deben ajustarse a «-1» y las dos cuadrículas deben configurarse para las posiciones superior izquierda e inferior derecha. El cuadrado verde simboliza el texto de búsqueda. El cuadrado rojo simboliza el área de firma designada y su posición relativa respecto al texto de búsqueda. Con las dos cuadrículas 3x3 puede modificar la posición relativa de ambos campos entre sí. Con los campos de texto «X:» e «Y:» puede personalizar este desplazamiento con valores milimétricos exactos tanto horizontal como verticalmente. En nuestro ejemplo, los valores dados harán que el campo de firma aparezca un milímetro a la izquierda y un milímetro más arriba en lugar de mostrarse directamente adyacente al texto de búsqueda. Esto simplemente se ve mejor. Confirme la configuración haciendo clic en el botón «Aceptar».
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8. En el menú principal para establecer la firma se realizan básicamente todos los ajustes necesarios, ya que básicamente sólo se necesita una marca para la búsqueda de texto y el tamaño, así como el posicionamiento relativo para el campo de firma. Para acelerar el proceso de firma puede desactivar las opciones «Sello» y «Mostrar ventana de información de firma». Son opciones no cruciales.
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9. TCon esto finaliza la creación del conjunto de firmas. En cuanto se inicie el proceso de firma, el conjunto de firmas se seleccionará automáticamente gracias a la función de asignación automática de conjuntos de firmas a documentos. El proceso de firma se explicará en el siguiente capítulo «Supervisión de carpetas en acción». En caso de que desee cambiar la opción de su conjunto de firmas, puede encontrar información detallada sobre la creación de conjuntos de firmas aquí: https://stepoverinfo.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=PUBS&title=Automatic%20creation%20of%20signing%20fields%3A%20Working%20with%20signature-sets |
Control de carpetas en acción
Ahora que todas las opciones posibles están configuradas para realizar un proceso de firma completo, podemos iniciar una prueba con nuestro documento de muestra.
Un breve resumen de estas opciones:
Envío del documento a eSignatureOffice mediante supervisión de carpetas
Carga automática del documento detectado como nuevo en eSignatureOffice
Inicio automático del proceso de firma
Selección automática del conjunto de firmas una vez iniciado el proceso de firma
Ofrecimiento del campo de firma en la tableta de firma para ser firmado
Una vez realizadas las firmas, la macro se activa automáticamente.
La macro guarda el documento firmado y minimiza eSignatureOffice a la barra de tareas.
A continuación, eSignatureOffice está listo para volver a ejecutar todo el proceso inmediatamente. A excepción de la propia firma, ya no es necesaria ninguna interacción con el usuario.
Para iniciar esta prueba, asegúrese de que eSignatureOffice ya se está ejecutando y, a continuación, copie el documento PDF en la carpeta supervisada «C:\Signing».
Tras un máximo de 2 segundos, eSignatureOffice detectará el nuevo archivo, lo cargará y lo mostrará. Debido al inicio automático del proceso de firma, se seleccionará e iniciará automáticamente el conjunto de firmas asociado al documento cargado, de modo que el área de firma se presentará con un marco rojo tanto en la pantalla del ordenador como en la de la tableta. Si utiliza una tableta de firma con pantalla en blanco y negro, no se verá ningún marco rojo.
Ahora, por favor, firme y confirme su firma con el botón OK del pad o en la barra de pie de eSignatureOffice. Para mostrar un ejemplo de más de una firma en un conjunto de firmas, se le pedirán dos firmas consecutivas. Por favor, firme y confirme ambas. A continuación, eSignatureOffice detectará automáticamente que el conjunto de firmas no requiere más firmas y activará la macro conectada a este conjunto de firmas.
Esta macro guardará el documento firmado y minimizará eSignatureOffice en la barra de tareas.
Si vuelve a copiar el documento a firmar en la carpeta supervisada, se repetirá el mismo proceso una y otra vez.
mismo proceso se repite una y otra vez, sin importar cómo se denomine el documento: sólo es importante el contenido del documento para poder encontrar las palabras de búsqueda.
Si combinas varios conjuntos de firmas con varias macros para todos tus documentos, podrás crear cualquier número de procesos de firma de forma rápida y eficaz.
Descargas
Aquí puedes descargar todo lo que acabamos de hacer en los capítulos anteriores.
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