Automatización de procesos complejos: Trabajar con macros

eSignatureOffice ofrece la posibilidad de definir macroacciones. Mediante el uso de estas macroacciones, puede automatizar determinados pasos de sus procedimientos de trabajo y, a continuación, puede combinarlas con conjuntos de firmas para activarlas automáticamente, si lo desea, o puede activarlas manualmente haciendo clic en un botón.

Algunos ejemplos de acciones que puede combinar en una macro:

• Impresión
• Notificaciones
• Guardar documentos
• Envío de documentos por correo electrónico
• Importación y exportación de datos desde y hacia aplicaciones externas
• Inicio de aplicaciones externas, incluida la transferencia de parámetros a dichas aplicaciones

Este capítulo le mostrará la utilización de esta función en eSignatureOffice, mientras que puede encontrar una guía detallada paso a paso de una sencilla macro de ejemplo aquí, en la guía para principiantes.

Configuración de botones macro

Abra el cuadro de diálogo de configuración de botones de macros haciendo clic en «Herramientas | Configurar botones de macros» y verá el siguiente menú:

En primer lugar, para configurar un botón de macro, elija la pestaña del botón que desea utilizar o seleccione una nueva pestaña para crear una nueva macro. Ahora, puede añadir un título a este botón («Texto en el botón»). Esta leyenda sólo es necesaria si desea que el botón sea visible para el usuario. Cada leyenda sólo se guarda para el idioma seleccionado en la parte inferior derecha. De este modo, tiene la posibilidad de crear botones con nombres traducidos por separado para todos los idiomas utilizables en eSignatureOffice. Además, se recomienda asignar un nombre distintivo a la macro, por ejemplo, que coincida con el documento o la acción correspondiente para la que se utiliza.

Activación de macroacciones

Por lo general, las macroacciones pueden activarse de forma manual o automática. Debe decidir el mecanismo de activación de su macro al principio de su creación, ya que esta decisión influirá en algunos pasos posteriores.

Si una macro debe activarse automáticamente, debe definirlo en un conjunto de firmas. Para ello, el botón no tiene que ser visible ni necesita un nombre especial.

Si se supone que el usuario decide por sí mismo, cuándo o si quiere activar la acción, tiene que hacer que este botón sea visible para él (la primera casilla de verificación en la parte superior izquierda). Para conseguir resultados útiles y ayudar a reducir posibles errores al usar el botón, debe establecer condiciones limitantes con los menús desplegables «Inicio:» y «Fin:», bajo las cuales el botón está activo o no.

Puede utilizar las siguientes opciones como condiciones limitadoras de la usabilidad activa de su botón de macro:

Puede decidir si debe permitirse que las acciones de macro se activen manualmente mientras se procesa un conjunto de firmas. Vaya al menú de administración de eSignatureOffice y, en la pestaña «General», active o desactive la opción «Desactivar botones de macro al firmar».

Para que esta activación manual sea posible, la macro correspondiente debe configurarse para que esté activa «Al iniciar». Tenga en cuenta que, al hacer clic en este botón, el conjunto de firmas se detendrá durante su procesamiento, incluso si aún quedan campos de firma obligatorios por completar. Entonces se ejecutará la acción de la macro, pero antes de que esto ocurra, se le notificará esta situación con el siguiente cuadro de diálogo:

Confirmación (1)

Puede mostrar al usuario un mensaje de notificación, que deberá confirmar para continuar con el procedimiento de firma. Esto se puede utilizar tanto con activación manual de macros como con activación automática y es una forma elegante de anunciar la acción al usuario o de permitirle aceptar o rechazar la acción de la macro. Puede personalizar el texto que se mostrará y eSignatureOffice también ofrece tres tipos diferentes de configuraciones del botón de confirmación (confirmación pura con sólo la opción «Aceptar», o un diálogo con «Aceptar/Cancelar» o «Sí/No» a elegir). Además, también puede leer el texto del propio documento mediante el procesamiento dinámico del contenido del documento y mostrar así siempre un cuadro de diálogo individualizado, en función del texto del documento.

El botón con el signo de interrogación situado a la derecha del menú desplegable le mostrará una vista previa del futuro cuadro de diálogo con todos sus ajustes actuales.

Acciones (2)

Impresión del documento

Si activa la opción «Imprimir el documento» y se activa la macro, eSignatureOffice imprimirá el documento. Además de definir directamente qué impresora utilizar, también puede activar una opción para permitir que el usuario seleccione siempre la impresora por sí mismo o, alternativamente, que utilice siempre la impresora predeterminada de Windows.

Guardar archivo (3)

eSignatureOffice ofrece varias formas de guardar el documento firmado

Por ejemplo, puede elegir no guardar el archivo mediante macro en absoluto, o puede guardar el archivo en la ubicación original, lo que simplemente sobrescribirá el documento original con su versión modificada. Sin embargo, también puede guardar el archivo en otra ruta de guardado, con otro nombre o incluso subirlo directamente a un servidor FTP.

• En caso de que estés utilizando un archivo XML y también quieras conservarlo como XML al guardarlo, activa la opción «Guardar y subir XML si se abrió XML». Si esta opción no está activada, el documento se guardará como archivo PDF. Encontrará más información sobre el uso del formato de archivo XML en eSignatureOffice aquí: Input-XML.
• La segunda opción «Mostrar ventana de sustitución» se refiere a la posibilidad de utilizar dinámicamente el contenido del documento, que será relevante en el siguiente apartado «Guardar archivo como...»
  Así, mientras esta casilla esté activada y su documento sea escaneado en busca de sus cadenas de búsqueda, la «ventana de reemplazo» se mostrará y listará todas sus cadenas de búsqueda así como sus correspondientes resultados.
• La tercera opción hará lo que dice: mostrará una ventana de estado durante el proceso de guardado.

Al elegir cualquiera de las opciones «Guardar archivo como...» o «Cargar archivo...» se abrirá un nuevo cuadro de diálogo, en el que podrá realizar más ajustes.

Save file as

Cambiar dinámicamente el nombre de un archivo al guardarlo

En lugar de proporcionar un nombre de archivo estático, también puede utilizar el contenido del documento para guardar el archivo con un nombre de archivo variable, que puede cambiar en función de la información del documento que esté utilizando. Así, por ejemplo, puede utilizar la fecha, el nombre del cliente o su ID único o algo por el estilo. Más información sobre este tema aquí: Tratamiento dinámico del contenido del documento

 Subir archivos

Puede cargar archivos en un servidor FTP con los datos de conexión habituales, que necesita para acceder a su FTP (como la IP, el nombre de usuario, la contraseña, etc.). Si ya ha creado una conexión FTP y ha guardado la información necesaria (consulte Configuración FTP), puede elegir cargar este conjunto en la lista desplegable «Selección de conjunto FTP:». Por favor, ten en cuenta que esta lista desplegable sólo ofrece FTP-sets de la carpeta FTP-set por defecto, que puedes definir en el menú de administración en la pestaña «Internet» o «Red» (el nombre depende de tu versión).

Alternativamente, también puedes cargar archivos a través de un formulario de carga en un sitio web. Para ello, asegúrese de que el sitio web de destino utiliza el protocolo HTTP o HTTPS y seleccione la pestaña correspondiente. En el campo «URL del formulario de carga», introduzca el enlace exacto al sitio web que contiene el formulario de carga. A continuación, el campo «Host:» se rellenará automáticamente y sólo tendrá que indicar el nombre exacto del campo de formulario de destino. Debajo de las dos imágenes, puede ver un ejemplo de código fuente para un campo de formulario de carga.

Para ambas posibilidades de subir archivos, debe consultar a su administrador o departamento de TI para obtener los datos de acceso correctos y, en ambos casos, puede utilizar el procesamiento dinámico del contenido del documento para renombrar los archivos después de su subida con éxito.

FTP	HTTP/HTTPS

Cargar código fuente de ejemplo de formulario:

<?php
if(move_uploaded_file($_FILES['datei']['tmp_name'], $_FILES["datei"]["name"]))
{
   echo '<b>Upload complete!</b>';
}
else
{
 echo " StepOver-Upload:<br><br>
   <form action=\"upload.php\" method=\"post\" enctype=\"multipart/form-data\"> 
    <input type=\"file\" name=\"datei\" size=100><br><br>
    <input type=\"submit\" value=\"Upload now!\">
   </form>";
}
?>

También es posible enviar un parámetro adicional con la URL de carga, para páginas PHP la URL se vería así:

https://www.stepoverinfo.net/Fileupload/uploaddbg.php?additionalParmeter=123456789[fileupload]

El UploadScript tendría que recoger el parámetro adicional como un valor POST.

<?php

if(isset($_POST['additionalParmeter']))
{
	$file = 'C:\xampp\htdocs\Fileupload\info.txt';
	// Open file and read input
	$current = file_get_contents($file);
	// Add the additionalParmeter to the existing file content
	$current .= $_POST['additionalParmeter']."\n";
	// Write of file
	file_put_contents($file, $current);
}


if(isset($_FILES['fileupload']) && move_uploaded_file($_FILES['fileupload']['tmp_name'], $_FILES["fileupload"]["name"]))
{
   echo '<b>Upload complete!</b>';
}

 echo " StepOver-Upload:<br><br>
   <form action=\"upload.php\" method=\"post\" enctype=\"multipart/form-data\">
    fileupload: <input type=\"file\" name=\"fileupload\" size=100><br><br>
    <input type=\"submit\" value=\"Upload now!\">
   </form>";

?>

Eliminar el archivo original

Esta opción elimina el archivo PDF abierto originalmente, lo que puede ser útil en combinación con la supervisión de carpetas y la cancelación del proceso de firma.

E-Mail (4)

Con eSignatureOffice también puede enviar un correo electrónico automáticamente. En este correo, puede enviar el documento firmado o un simple texto de notificación.

• Con la opción «Mostrar siempre la ventana de vista previa del correo electrónico» puede elegir si desea enviar el correo automáticamente con su aplicación de correo electrónico predeterminada (p. ej. Outlook) o si desea echarle un vistazo personal después de prepararlo pero antes de enviarlo.
• Con los tres campos de texto siguientes, puede añadir la dirección de correo del destinatario, un asunto que se mostrará y un texto adicional que se escribirá en el cuerpo del correo. Para ello, también puede utilizar la información contenida en el propio documento mediante el tratamiento dinámico del contenido del documento.
• Además, puede seleccionar qué archivo se adjuntará al correo. Puede elegir enviar
  
  • sin datos adjuntos
  • el documento firmado
  • el documento guardado
  • o el archivo original, sin cambios

Aplicaciones (5)

eSignatureOffice también permite iniciar una aplicación de terceros. Puede tratarse de una aplicación para postprocesar el documento o para evaluar/interpretar el archivo de retorno. Con el campo «Aplicación a iniciar:» se define si y qué aplicación se iniciará cuando se active la macro. Haciendo clic en el botón «...», se abrirá una nueva ventana en la que podrá elegir la ubicación y el archivo, pero tenga en cuenta que debe ser un tipo de archivo que también pueda utilizarse en Windows (*.exe, por ejemplo). En el campo «Parámetro», puedes seleccionar parámetros de una lista para enviarlos o también puedes escribir tus propios parámetros, que podrían contener información útil para la otra aplicación.

Los parámetros ya preparados son:

• [Fichero firmado] - El documento con todas sus firmas.
• [Archivo guardado] - El documento guardado.
• [Archivo original] - El documento original, sin cambios.

Con la opción «Estado de la ventana al inicio» , se puede definir el si la aplicación debe iniciarse, normal, minimizada, maximizada u oculta. Es importante que la aplicación que se vaya a iniciar cumpla las convenciones del sistema operativo para que esto funcione.

Además, tiene la opción de «Esperar a la finalización del programa», que puede utilizar para retrasar las acciones posteriores de la macro hasta que la aplicación iniciada haya finalizado.

Después de hacer clic (6)

El último ajuste «Después de hacer clic» incluye varias acciones, que pueden ejecutarse después de activar el botón de macro y después de que se hayan completado todas las demás acciones de esta macro.

Dispone de las siguientes opciones

• No hacer nada (por defecto)
• Salir de eSignatureOffice
• Cerrar el documento
• Cerrar el documento y minimizar

Ésta es siempre la última acción de una macro.

Idioma

En la parte inferior derecha de la pantalla de configuración de macros, puede ver una lista de los idiomas disponibles en eSignatureOffice.

Esta lista puede utilizarse como acceso rápido a los demás idiomas, para rellenar los campos de macrotexto de los distintos idiomas. Haga clic en el idioma deseado y añada el texto a los campos, que se mostrarán en el idioma correspondiente. Como pequeña ayuda, en cuanto pase el ratón por encima de cualquier idioma, eSignatureOffice cambiará el color de todos los campos de texto a rojo, en los que podría encontrarse texto personalizado, pero que están vacíos. Por supuesto, no podemos comprobar aquí si sus entradas son traducciones correctas; sólo comprobamos si hay algún texto en los campos. De esta forma, puede estar seguro de no olvidar, por ejemplo, su diálogo de confirmación en ningún idioma. Si desea excluir algún idioma de la comprobación, haga doble clic sobre él en la lista y se mostrará en blanco en lugar de amarillo.