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Diese Funktion erlaubt es Ihnen, einen Ordner in der Seitenleiste anzeigen zu lassen, den das Programm für Sie überwacht bei . Bei Erkennung neuer Dokumente können diese automatisch geöffnet werden und ebenfalls automatisiert der Unterschriftenprozess gestartet werden.
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Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
Ein PDF Dokument wird aus einer beliebigen Quelle erzeugt und in einem überwachten Ordner abgespeichert.
eSignatureOffice ist bereits gestartet, läuft im Hintergrund und erkennt das neue Dokument.
Das neue Dokument wird automatisch geöffnet.
Jetzt kann das Dokument entweder zuerst durchgelesen werden und dann der Unterschriftenvorgang vom Benutzer manuell gestartet werden oder direkt nach Öffnen des Dokuments wird der Unterschriftenvorgang sofort automatisch gestartet.
Mit Start des Unterschriftenvorgangs kann ein zum Dokument passendes Signatur-Set automatisch gestartet werden.
Nach Durchlauf des Signatur-Sets kann automatisch ein vorbereitetes Makro ausgelöst werden, welches das Dokument speichert und dabei gegebenenfalls umbenennt. Außerdem kann dieses Makro auch eSignatureOffice wieder verkleinern, so dass es nach Abschluss des Vorgangs im Hintergrund verschwindet - bis ein neues Dokument im überwachten Ordner erkannt wird.
Einrichtung der Ordnerüberwachung
Um einen Ordner zu überwachen muss dies im Administrationsmenü von eSignatureOffice eingerichtet werden.
Hier ein Beispiel:
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2. Gehen Sie in das Untermenü “Dokumentenbehandlung”. |
3. Mit einem Klick auf den Knopf mit dem kleinen roten Plus-Zeichen fügen Sie der Seitenleiste ein neues Element hinzu.  |
4. Geben Sie dem neuen Element einen Namen und wählen als Gruppentyp “Verzeichnis PDF” aus.  |
5. Entweder wählen Sie den zu überwachenden Ordner mit dem kleinen gelben Ordnersymbol neben dem Textfeld “Datei oder Verzeichnispfad” aus oder kopieren den Pfad direkt in das Textfeld.  |
6. Aktivieren Sie für dieses Beispiel die folgenden Optionen:
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7. Beenden Sie die Einstellungen mit einem Klick auf “Einstellungen übernehmen”. Damit ist die Einrichtung der Ordnerüberwachung an sich abgeschlossen. Sobald Sie nun eine PDF in den überwachten Ordner kopieren oder speichern, wird eSignatureOffice (so lange das Programm läuft) diese Dateien öffnen und den Signaturvorgang starten. Ohne Signatur-Set und automatische Zuordnung dieses Signatur-Sets zum geöffneten Dokument wird allerdings lediglich eine manuelle Platzierung des Signaturbereiches möglich sein. Um diesen Prozess zu verbessern, lesen Sie bitte die beiden folgenden Kapitel “Einrichtung des Makros” und “Einrichtung des Signatur-Sets”. |
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Für dieses Beispiel werden wir Schritt für Schritt ein ganz einfaches Makro erzeugen, welches die geöffnete Datei mit dem originalen Dateinamen abspeichert, dabei das Dokument schließt und dann eSignatureOffice in die Windows Taskleiste minimiert. Dieses Makro kann dann mit einem Signatur-Set verknüpft werden, so dass es nach dem Unterschreiben automatisch ausgeführt wird.
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2. Wählen Sie im Menüpunkt “Speichern (3)” aus dem Dropdownmenü die Option “Datei am Ursprungsort speichern”  |
3. Wählen Sie im Menüpunkt “Nach dem Klick (6)” die Option “Dokument schließen und minimieren”.  |
4. Damit ist die Einrichtung dieses Makros bereits abgeschlossen. Da es automatisiert ausgelöst werden soll, benötigt es weder Namen noch braucht es sichtbar geschaltet werden. Falls Sie für Ihr Makro zusätzliche Einstellungen vornehmen möchten, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: Komplexe Vorgänge automatisieren: Arbeiten mit Makroschaltflächen Im nächsten Kapitel “Einrichtung des Signatur-Sets” wird dieses Makro mit einem Signatur-Set verknüpft, welches dafür sorgt, dass die Positionierung des Unterschriftenbereiches in einem beliebigen Dokument automatisch erfolgt. |
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Wenn Sie eine eigene PDF-Datei verwenden möchten, müssen Sie die gesuchten Schlagwörter sowohl für die automatische Zuordnung des Signatur-Sets als auch für die Platzierung des Signatur-Feldes anpassen.
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2. Auf der ersten Seite der Einrichtung wählen Sie bei der Option “Was soll nach dem Signieren passieren:” den Eintrag “Macroschaltfläche 1 Aktion”  |
3. Wählen Sie bei der Option “Automatische Dokumentenzuordnung” den Eintrag “Suchwörter” und schreiben in das Textfeld das Wort “ipsum”. Achtung, an dieser Stelle ist die Groß- und Kleinschreibung sehr wichtig!  Bestätigen Sie die Einstellungen dann mit einem Klick auf den “Übernehmen“ Knopf um zum nächsten Menü der Signatur-Set Einrichtung zu gelangen. |
4. Bevor das nächste Menü erscheint, werden Sie allerdings bei einer Ersteinrichtung möglicherweise den folgenden Hinweis erhalten, der Sie darauf hinweist, dass die automatische Zuordnung von Dokumenten und Signatur-Sets aktuell nicht aktiviert ist. Mit einem Klick auf “Ja” wird diese Option für Sie im Administrationsmenü aktiviert.  |
5. Im nächsten Menü werden die eigentlichen Einstellungen für das Verhalten während des Unterschreibens vorgenommen. Mit einem Klick rechts oben auf den Knopf “Neu” legen Sie eine neue Suche an.  |
6. Wählen Sie beim Menüpunkt “Positionsbestimmung” die Option “Positionsbestimmung durch ein Markierungszeichen und Größenangabe” und tragen dann in das Textfeld “Signature” ein. Achtung, an dieser Stelle ist die Groß- und Kleinschreibung sehr wichtig! In das Textfelde “Breite (mm)” tragen Sie den Wert “94” und bei “Größe (mm)” tragen Sie den Wert “21” ein. Das mögen krumme Zahlen sein, aber das ist eben die Größe des Signaturbereichs im hier benutzten und oben verlinkten Beispieldokument.  Der Suchbegriff “Signature” kommt in diesem Beispieldokument zwei mal vor und daher werden nacheinander zwei Signatur-Felder mit der vorgegebenen Größe erzeugt und jeweils zur Unterschrift präsentiert. |
7. Klicken Sie im nächsten Menüeintrag “Versatz” auf den “Bearbeiten” Knopf und tätigen im daraufhin erscheinenden Menü folgende Einstellungen:  Das grüne Quadrat steht für das festgelegte Suchwort. Das rote Rechteck steht für das zukünftige Signaturfeld und dessen relativer Position zum Suchbegriff. Mit den beiden 3x3 Feldern bestimmen Sie die relative Position der beiden Felder zueinander. Mit den beiden Textfeldern “X:” und “Y:” können Sie diesen Versatz noch millimetergenau sowohl horizontal als auch vertikal anpassen. Die beiden Werte hier sorgen dafür, dass das Signatur-Feld einen Millimeter nach links und einen Millimeter nach oben verschoben wird, statt direkt an den Suchbegriff anzugrenzen. Das sieht einfach besser aus. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den “OK” Knopf. |
8. Zurück im Hauptmenü für Signatur-Sets sind jetzt eigentlich alle notwendigen Einstellungen getätigt, da grundsätzlich immer nur das Markierungszeichen für die Suche und sowohl die Größenangabe als auch die relative Positionierung für das Signatur-Feld notwendig sind. Um den späteren Signaturprozess zu beschleunigen, können die Optionen “Stempel” und “Signatur-Informationsfenster” anzeigen deaktivieren. Dies sind keine notwendigen Optionen.  |
9. Damit ist die Einrichtung des Signatur-Sets abgeschlossen. Das Signatur-Set wird Dank der automatischen Zuordnung selbsttätig ausgewählt, sobald der Unterschriftenprozess gestartet wird. Wie das gemacht wird, wird im nächsten Kapitel “Die Ordnerüberwachung im Einsatz” erklärt. Falls Sie für Ihr Signatur-Set eigene Einstellungen vornehmen wollen, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung zur Erzeugung von Signatur-Sets: Automatisiertes Anlegen von Unterschriftenfeldern: Arbeiten mit Signatur-Sets |
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