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webSignatureOffice Support-Formular: https://www.websignatureoffice.com/kontakt

Kostenlos Registrieren

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Die Registrierung ist komplett kostenlos und in wenigen Schritten abgeschlossen. Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch stehen als Sprachen zur Auswahl.

Nachdem Sie den Nutzungsbedingungen zugestimmt und die notwendigen Daten angegeben haben, schließen Sie die Registrierung mit einem Klick auf "Registrieren" ab.

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Die Registrierung war erfolgreich und Sie erhalten in Kürze eine E-Mail, um sich zu verifizieren.

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Zur Verifikation des neuen webSignatureOffice Kontos ist es notwendig, abschließend den Anmeldenamen/E-Mail sowie das Passwort einzugeben und durch Klick auf "Verifizieren" zu bestätigen.

Nun wurden Sie erfolgreich verifiziert und bei webSignatureOffice registriert.

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Mit einem Klick auf "Zum Login" werden Sie zur Anmelde-Oberfläche weitergeleitet.

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Startseite

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Die Startseite ist die zentrale Übersicht und Arbeitsoberfläche der Anwendung.
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Dokumentenmappen und den aktuellen Status Ihrer Signaturanforderungen.

Auf der Startseite können Sie:

• eine Übersicht Ihrer Dokumentenmappen einsehen

• PDF-Dokumente hochladen

• Dokumentenmappen verwalten

• Signaturanforderungen erstellen und verfolgen

• Dokumentenmappen suchen und filtern

• Dokumentenmappen herunterladen

• Audit-Reports zu Dokumentenmappen herunterladen

Über die obere Leiste können Sie auf Ihre Profileinstellungen zugreifen, die Sprache ändern, das Hilfe-Center öffnen oder sich abmelden.

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Profileinstellungen

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In den Profileinstellungen verwalten Sie Ihre persönlichen Daten und Kontoeinstellungen.

Hier können Sie:

• persönliche Angaben ergänzen oder bearbeiten

• Ihr Passwort ändern

• ein Profilbild hochladen

• festlegen, welche Profildaten öffentlich oder privat sichtbar sind

Zusätzlich können Sie:

• auswählen, welche Dokumentenmappen mit der SignatureOffice-App¹ synchronisiert werden

• festlegen, wie Sie Dokumente standardmäßig unterzeichnen möchten

• eine SMS-Authentifizierung zur zusätzlichen Nutzeridentifikation aktivieren

Sie können Ihr Benutzerkonto auch vollständig löschen.
Dabei werden alle hochgeladenen Dokumente und Nutzerdaten dauerhaft entfernt.

Auswahl der Signaturerfassung:

Hier legen Sie fest, wie Sie Dokumente standardmäßig unterzeichnen möchten.
Diese Einstellung gilt nur für Ihre eigene Signatur. Andere Unterzeichner können ihre Signaturart selbst auswählen.

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Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Auswahlfenster anzeigen
  Vor jedem Signaturvorgang erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Signaturmethode auswählen können.

• Immer mit Unterschriftenpad signieren
  Dokumente werden über ein StepOver-Signaturpad unterzeichnet.

• Immer mit Smartphone oder Tablet signieren
  Ein QR-Code wird erzeugt.
  Diesen können Sie mit der SignatureOffice-App¹, einer QR-Code-App oder Ihrer Gerätekamera scannen und anschließend auf dem Mobilgerät unterschreiben.

• Immer auf dem Bildschirm signieren
  Die Signatur erfolgt direkt auf dem aktuellen Gerät über einen HTML-Signer.
  Diese Option eignet sich besonders für Geräte mit Touchscreen.

¹ iSignatureOffice für Apple iOS / aSignatureOffice für Android

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Passkey - Sicherer Zugang ohne Passwort

Ein Passkey ist eine moderne Authentifizierungsmethode auf Basis kryptografischer Schlüssel. Damit können Sie sich sicher anmelden, ohne ein klassisches Passwort zu verwenden.

Der Passkey wird auf einem Gerät gespeichert, beispielsweise auf Ihrem Smartphone oder Tablet.

Passkey erstellen:

1. Öffnen Sie das Profilmenü.

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2. Wählen Sie die Option Passkey erzeugen.

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3. Wählen Sie das gewünschte Gerät (z. B. iPhone, iPad oder Android) und klicken Sie auf Weiter.

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4. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit dem Gerät, auf dem der Passkey gespeichert werden soll. Folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Gerät, um den Passkey zu speichern.

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Anmeldung mit Passkey:

Nach der erfolgreichen Erstellung eines Passkeys kann dieser für die Anmeldung genutzt werden.

1. Öffnen Sie die Anmeldeseite und wählen die Option „Mit Passkey einloggen“ aus.

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2. Klicken Sie im Dialogfenster auf Weiter.

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3. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit dem Gerät, auf dem Ihr Passkey gespeichert ist.

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4. Bestätigen Sie die Anmeldung auf Ihrem Gerät.

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Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – Kontoerstellung

Um qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nutzen zu können, benötigen Sie ein QES-Konto bei unserem Partneranbieter.

Dieses Konto können Sie direkt in den Profileinstellungen erstellen.

1. QES-Konto erstellen 

• Navigieren Sie zu den Profileinstellungen und dann zum Abschnitt Qualifizierte elektronische Signatur.

• Klicken Sie auf „Account erstellen“. Ein neues Fenster öffnet sich, das alle relevanten Informationen zur Kontoerstellung enthält, einschließlich der Kosten für die einmalige Verifizierung.

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• Bestätigen Sie mit „Ja, fortfahren“. Anschließend erscheint ein Fenster um den QES Account zu erstellen. Hier müssen eventuell noch fehlende Daten, wie zum Beispiel die Mobilnummer, eingetragen werden. Klicken Sie anschließend auf "Account erstellen".

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 2. Identifizierung

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• Verifizieren Sie Ihre Identität. Nach einem Klick auf „Identität bestätigen“ werden Sie automatisch auf die Seite unseres Partnerunternehmens weitergeleitet, um Ihre Identität zu bestätigen.
  
  

• Abschluss der Verifizierung. Nach erfolgreicher Verifizierung werden Sie zurück auf Ihre Profilseite geleitet. Ihr QES-Konto ist nun aktiv, und Sie können qualifizierte elektronische Signaturen leisten.

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Kontakte

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Hier werden Ihre webSignatureOffice Kontakte gelistet. Markierte Kontakte werden rechts mit detaillierten Informationen dargestellt.

In den Profileinstellungen lässt sich festlegen, welche Informationen für webSignatureOffice Nutzer einsehbar sind.

Mit einem Klick auf "Kontakt hinzufügen" können Sie über die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen neue Kontakte hinzufügen.

Des Weiteren lassen sich Kontakte löschen und Gruppen erstellen.

Bereits bestehende Kontakte können einfach per Drag & Drop in neue Gruppen verschoben werden. Hierbei wird dieser Kontakt kopiert und bleibt weiterhin auch unter "Meine Kontakte" bestehen.

Verknüpfte Kontakte in Gruppen können jederzeit gelöscht werden, ohne dass diese vollständig aus Ihrer Kontaktliste gelöscht werden. Löschen Sie einen Kontakt jedoch aus dem Ordner "Meine Kontakte", wird dieser komplett aus Ihren Kontakten entfernt.

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Credits

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Credits werden für das Erstellen von Signaturanforderungen benötigt. Ein Credit wird für jedes PDF-Dokument berechnet, das ein Signaturfeld enthält.
Wenn eine Dokumentenmappe mehrere PDF-Dokumente enthält, wird für jedes PDF-Dokument mit Signaturfeld ein Credit verwendet.

Darüber hinaus können für bestimmte zusätzliche Funktionen weitere Credits benötigt werden.

Das Signieren der Dokumente selbst ist jederzeit kostenfrei.

Pro Monat stehen Ihnen 3 webSignatureOffice Credits kostenfrei zur Verfügung. Ihr Gratisguthaben wird am Anfang eines jeden Monats auf 3 Credits aufgestockt.

Weitere Credits können Sie bei Bedarf erwerben. Die Bezahlung ist über PayPal, SEPA-Lastschrift sowie Debit- oder Kreditkarte möglich.

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Signaturanforderung erstellen

Schritt 1 - Dokumentenmappe vorbereiten

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Nach dem Hochladen eines oder mehrerer PDF-Dokumente gelangen Sie automatisch zum ersten Schritt.

Dokumentenmappe

Hier können Sie:

• den Namen der Dokumentenmappe festlegen

• ein Enddatum definieren

Dokumente

Hier können Sie:

• weitere PDF-Dokumente hochladen

• die Reihenfolge der Dokumente ändern

• Downloadbedingungen hinzufügen

Unterzeichner

Hier können Sie Unterzeichner hinzufügen:

• Gastunterzeichner (Signatur ohne Registrierung)

• Eigene Signatur

• Kontakte aus Ihrer Kontaktliste

Beobachter

Beobachter erhalten Statusinformationen zur Signaturanforderung, unterschreiben jedoch nicht.

Schritt 2 - Signaturfelder hinzufügen

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In diesem Schritt bereiten Sie die Dokumente für die Unterzeichnung vor.

Hier können Sie:

• Signaturfelder im Dokument platzieren

• festlegen, welcher Unterzeichner welches Feld signieren muss

Pflichtfelder

Ein Pflichtfeld muss unterschrieben werden.
Wird die Signatur verweigert, gilt die Signaturanforderung als fehlgeschlagen.

Schritt 3 - Optionen konfigurieren

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In diesem Schritt legen Sie zusätzliche Einstellungen für die Signaturanforderung fest.

Unterschriftentyp

Sie können zwischen folgenden Signaturarten wählen:

• handschriftliche Signatur

• Klick-Signatur (Benutzerzertifikat)

Dokumentenpasswort

Sie können ein Passwort festlegen, das bestimmte Unterzeichner vor dem Öffnen der Dokumentenmappe eingeben müssen.

SMS-Authentifizierung

Unterzeichner erhalten einen SMS-Token zur Dokumenteneinsicht.
Für diese Funktion wird ein zusätzlicher Credit berechnet.

E-Mail-Benachrichtigung

Sie können Betreff und Inhalt der E-Mail individuell für jeden Unterzeichner anpassen.

Schritt 4 - Anfrage senden

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Im letzten Schritt überprüfen Sie Ihre Angaben.

Hier können Sie:

• die Zusammenfassung der Signaturanforderung prüfen

• die Signaturanforderung versenden

• die anfallenden Credits einsehen

Nach dem Versand erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link zur Dokumentenmappe.

Der Status der Signaturanforderung wird anschließend auf der Startseite angezeigt.

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Erstellen und Unterschreiben einer Qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Beim Erstellen einer Signaturanforderung kann im Schritt "3 - Optionen konfigurieren" der Unterschriftentyp QES ausgewählt werden.

In den Einstellungen den Punkt Unterschriftentyp aufklappen und nun Qualifizierte elektronische Signatur auswählen (Handschriftlich oder Klick-Signatur). Abschließend die Signaturanforderung fertigstellen.

Bitte Beachten: Dies kostet auf Grund der QES mehr als eine Signaturanforderung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur.

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Unterschreiben mit QES:

Bei QES Signaturen wird unmittelbar vor dem Unterschreiben ein Token per SMS zur Zwei-Faktor-Authentifizierung versendet. Nach Eingabe des Tokens kann nun qualifiziert unterschrieben werden.

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Direktes Unterschreiben mit QES (JETZT UNTERSCHREIBEN):

Alternativ kann schon nach Aufsetzen des Signaturfeldes (für den eigenen Benutzer) direkt auf „JETZT UNTERSCHREIBEN“ geklickt werden.

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Anschließend den Haken bei „Qualifizierte elektronische Signatur (QES)“ setzen, um eine qualifizierte elektronische Signatur zu leisten.

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Nun kann mit QES unterschrieben werden. Bei Klick auf "Weiter" wird nach Abrechnung der Credits das Dokument fertiggestellt.

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Signaturanforderung unterzeichnen

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Sobald Sie eine Signaturanforderung erhalten, wird dies auf der Startseite angezeigt. Zu unterzeichnende Signaturanforderungen werden mit dem Status "In Bearbeitung" markiert.

Zusätzlich wird Ihnen das Enddatum der Signaturanforderung angezeigt. Läuft eine Signaturanforderung ab oder wird während des Signaturprozesses verweigert, erhält sie den Status "Fehlgeschlagen".

Fehlgeschlagene Dokumentenmappen können nicht mehr signiert werden und nur vom Ersteller wieder zu einer gültigen Signaturanforderung erneuert werden (dies kostet keinen zusätzlichen Credit).

Sie können die Dokumentenmappe per Doppelklick in der Listenansicht öffnen oder in der Vorschauanzeige auf ‚Ansehen' klicken. Beides leitet Sie zum Dokumenten Viewer weiter. Dort können Sie die Dokumentenmappe einsehen und anschließend signieren.

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Handschriftliche Signatur

Klicken Sie auf Unterzeichnen beginnen, um den Signaturprozess zu starten.

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Falls in den Profileinstellungen keine feste Signaturmethode definiert wurde, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

• Signaturpad

• Smartphone/Tablet

• Auf diesem Bildschirm

Sind Sie bereits im aktiven Signaturmodus, möchten aber dennoch nicht signieren, haben Sie die Möglichkeit, über "Unterzeichnen verlassen" den Signaturprozess zu stoppen. Sie gelangen zurück in den Ansichtsmodus und können
auch zu einem späteren Zeitpunkt mit "Unterzeichnen beginnen" die Dokumentenmappe signieren.

Nachdem sämtliche Unterschriften geleistet wurden, ist die Dokumentenmappe fertiggestellt und steht nun direkt im Dokumenten Viewer oder auf der Startseite zum Herunterladen bereit.

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Unterzeichnen mit StepOver Signaturpad

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Für die Nutzung eines StepOver-Signaturpads muss einmalig der StepOver Pad Connector installiert werden.

Der Pad Connector ermöglicht die Kommunikation zwischen Signaturpad und webSignatureOffice.

Nach der Installation werden angeschlossene Signaturpads automatisch erkannt.

Wählen Sie anschließend Signaturpad, um direkt auf dem Gerät zu unterschreiben,

Pad Connector Download-Links:

StepOver Pad Connector für Windows: https://www.stepoverinfo.net/download.php?key=padconnector-win

StepOver Pad Connector für MacOS: https://www.stepoverinfo.net/download.php?key=padconnector-macos

StepOver Pad Connector für Linux: https://www.stepoverinfo.net/download.php?key=padconnector-unix

Bei einem Klick auf "Signaturpad", ohne den Pad Connector bereits installiert zu haben, erscheint folgender Hinweis:

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Mit einem Klick auf "Herunterladen" wird der Pad Connector heruntergeladen und kann anschließend installiert werden.

Nach erfolgreicher Installation werden künftig sämtliche StepOver Signaturpads automatisch erkannt.

Wählen Sie nun "Signatur Pad" zum Unterzeichnen, wird das angeschlossene StepOver Signaturpad erkannt und Sie können darauf unterzeichnen.

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Unterzeichnen mit Smartphone oder Tablet

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Wenn Sie "Smartphone/Tablet" auswählen, wird ein QR-Code generiert und angezeigt.

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Scannen Sie den Code mit:

• der SignatureOffice-App

• Ihrer Smartphone-Kamera

• einer QR-Code-App

Die Signatur erfolgt anschließend auf dem Mobilgerät mit Finger oder Touch-Pen.

Für Informationen bezüglich der Systemvoraussetzungen und Apps siehe b) mit iOS oder Android.

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Unterzeichnen auf diesem Bildschirm

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Mit dieser Option unterschreiben Sie direkt auf dem Gerät, auf dem der Dokumenten-Viewer geöffnet ist. Diese Funktion eignet sich besonders für Geräte wie Tablets oder Laptops mit Touchfunktion.

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Jetzt unterschreiben

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Wenn Sie ein Signaturfeld platzieren und sich selbst als Unterzeichner auswählen ("Selbst unterschreiben"), steht Ihnen die Funktion "Jetzt unterschreiben" zur Verfügung.

Diese Funktion ermöglicht Ihnen ein direktes Unterzeichnen, ohne vorab eine Signaturanforderung erstellen zu müssen.

"Jetzt unterschreiben" kostet, ebenso wie das Erstellen einer Signaturanforderung, 1 Credit.

Nach geleisteter Signatur mit "Jetzt unterschreiben" können Sie mit einem Klick auf "Weiter" die Dokumentenmappe fertigstellen und herunterladen.

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Klick-Signatur (Benutzerzertifikat)

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Alternativ zur handschriftlichen Signatur steht Ihnen auch die Option einer "Klick-Signatur" zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine digitale Signatur, die mithilfe Ihres Benutzerzertifikats (Passwort-Eingabe notwendig) erzeugt wird.

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Mit einem Klick auf "Zertifikatssignatur" beginnt der Signaturprozess.

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Nun werden Sie aufgefordert, Ihr webSignatureOffice-Benutzerpasswort einzugeben (sofern Sie einen webSignatureOffice-Account besitzen). Optional können Sie einen Text und das Datum hinzufügen.

Mit Klick auf "Unterzeichnen" wird die Klick-Signatur (Benutzerzertifikat) erzeugt.

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Auch Gastunterzeichnern steht dieser Signaturtyp nach Erhalt der entsprechenden E-Mail zur Verfügung. Hierfür ist keine Passworteingabe erforderlich.

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