Ordnerüberwachung einrichten
- Michael Spreen
Einleitung
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Anleitung zur sinnvollen Einrichtung und Nutzung der Ordnerüberwachung in eSignatureOffice. Am Ende dieser Anleitung können Sie dann auch eine Beispielkonfiguration herunterladen, welche alle Notwendigkeiten beinhaltet, um eine Ordnerüberwachung laufen zu lassen.
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, einen Ordner in der Seitenleiste anzeigen zu lassen, den das Programm für Sie überwacht. Bei Erkennung neuer Dokumente können diese automatisch geöffnet werden und ebenfalls automatisiert der Unterschriftenprozess gestartet werden.
Der große Vorteil an dieser Funktion ist der, dass die Software die ganze Zeit im Hintergrund laufen kann und nur in den Vordergrund geschoben wird wenn es notwendig wird. Das spart Zeit, da der Programmstart wegfällt und reduziert so die Gesamtdauer für einen Unterschriftenprozess enorm.
Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
Ein PDF Dokument wird aus einer beliebigen Quelle erzeugt und in einem überwachten Ordner abgespeichert.
eSignatureOffice ist bereits gestartet, läuft im Hintergrund und erkennt das neue Dokument.
Das neue Dokument wird automatisch geöffnet.
Jetzt kann das Dokument entweder zuerst durchgelesen werden und dann der Unterschriftenvorgang vom Benutzer manuell gestartet werden oder direkt nach Öffnen des Dokuments wird der Unterschriftenvorgang sofort automatisch gestartet.
Mit Start des Unterschriftenvorgangs kann ein zum Dokument passendes Signatur-Set automatisch gestartet werden.
Nach Durchlauf des Signatur-Sets kann automatisch ein vorbereitetes Makro ausgelöst werden, welches das Dokument speichert und dabei gegebenenfalls umbenennt. Außerdem kann dieses Makro auch eSignatureOffice wieder verkleinern, so dass es nach Abschluss des Vorgangs im Hintergrund verschwindet - bis ein neues Dokument im überwachten Ordner erkannt wird.
Einrichtung der Ordnerüberwachung
Um einen Ordner zu überwachen muss dies im Administrationsmenü von eSignatureOffice eingerichtet werden.
Hier ein Beispiel:
|
|---|
2. Gehen Sie in das Untermenü “Dokumentenbehandlung”. |
3. Mit einem Klick auf den Knopf mit dem kleinen roten Plus-Zeichen fügen Sie der Seitenleiste ein neues Element hinzu. 
|
4. Geben Sie dem neuen Element einen Namen und wählen als Gruppentyp “Verzeichnis PDF” aus. 
|
5. Entweder wählen Sie den zu überwachenden Ordner mit dem kleinen gelben Ordnersymbol neben dem Textfeld “Datei oder Verzeichnispfad” aus oder kopieren den Pfad direkt in das Textfeld. |
6. Aktivieren Sie für dieses Beispiel die folgenden Optionen:
|
7. Beenden Sie die Einstellungen mit einem Klick auf “Einstellungen übernehmen”. Damit ist die Einrichtung der Ordnerüberwachung an sich abgeschlossen. Sobald Sie nun eine PDF in den überwachten Ordner kopieren oder speichern, wird eSignatureOffice (so lange das Programm läuft) diese Dateien öffnen und den Signaturvorgang starten. Ohne Signatur-Set und automatische Zuordnung dieses Signatur-Sets zum geöffneten Dokument wird allerdings lediglich eine manuelle Platzierung des Signaturbereiches möglich sein. Um diesen Prozess zu verbessern, lesen Sie bitte die beiden folgenden Kapitel “Einrichtung des Makros” und “Einrichtung des Signatur-Sets”. |
Einrichtung des Makros
Für dieses Beispiel werden wir Schritt für Schritt ein ganz einfaches Makro erzeugen, welches die geöffnete Datei mit dem originalen Dateinamen abspeichert, dabei das Dokument schließt und dann eSignatureOffice in die Windows Taskleiste minimiert. Dieses Makro kann dann mit einem Signatur-Set verknüpft werden, so dass es nach dem Unterschreiben automatisch ausgeführt wird.
|
2. Wählen Sie im Menüpunkt “Speichern (3)” aus dem Dropdownmenü die Option “Datei am Ursprungsort speichern”
|
3. Wählen Sie im Menüpunkt “Nach dem Klick (6)” die Option “Dokument schließen und minimieren”.
|
4. Damit ist die Einrichtung dieses Makros bereits abgeschlossen. Da es automatisiert ausgelöst werden soll, benötigt es weder Namen noch braucht es sichtbar geschaltet werden. Falls Sie für Ihr Makro zusätzliche Einstellungen vornehmen möchten, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: Komplexe Vorgänge automatisieren: Arbeiten mit Makroschaltflächen Im nächsten Kapitel “Einrichtung des Signatur-Sets” wird dieses Makro mit einem Signatur-Set verknüpft, welches dafür sorgt, dass die Positionierung des Unterschriftenbereiches in einem beliebigen Dokument automatisch erfolgt. |
Einrichtung des Signatur-Sets
Für diesen Schritt werden wir ein einfaches Signatur-Set erzeugen, welches ein beliebiges geöffnetes Dokument nach einem Schlagwort sucht und dann an entsprechender Stelle ein Signatur-Feld erzeugt. Sobald der Unterschriftenprozess gestartet wird, versucht eSignatureOffice das Signatur-Set dem geöffneten Dokument zuzuordnen. Wenn dies erfolgreich geschehen ist, kommuniziert eSignatureOffice automatisch mit dem angeschlossenen Unterschriftenpad und präsentiert das Signatur-Feld für die Unterschrift. Nachdem alle Unterschriften des Signatur-Sets eingefügt wurden, wird das im vorherigen Kapitel konfigurierte Makro ausgelöst.
Für dieses Beispiel benutzen wir die folgende PDF-Datei:
Wenn Sie eine eigene PDF-Datei verwenden möchten, müssen Sie die gesuchten Schlagwörter sowohl für die automatische Zuordnung des Signatur-Sets als auch für die Platzierung des Signatur-Feldes anpassen.
|
2. Auf der ersten Seite der Einrichtung wählen Sie bei der Option “Was soll nach dem Signieren passieren:” den Eintrag “Macroschaltfläche 1 Aktion”
|
3. Wählen Sie bei der Option “Automatische Dokumentenzuordnung” den Eintrag “Suchwörter” und schreiben in das Textfeld das Wort “ipsum”. Achtung, an dieser Stelle ist die Groß- und Kleinschreibung sehr wichtig! Bestätigen Sie die Einstellungen dann mit einem Klick auf den “Übernehmen“ Knopf um zum nächsten Menü der Signatur-Set Einrichtung zu gelangen. |
4. Bevor das nächste Menü erscheint, werden Sie allerdings bei einer Ersteinrichtung möglicherweise den folgenden Hinweis erhalten, der Sie darauf hinweist, dass die automatische Zuordnung von Dokumenten und Signatur-Sets aktuell nicht aktiviert ist. Mit einem Klick auf “Ja” wird diese Option für Sie im Administrationsmenü aktiviert. |
5. Im nächsten Menü werden die eigentlichen Einstellungen für das Verhalten während des Unterschreibens vorgenommen. Mit einem Klick rechts oben auf den Knopf “Neu” legen Sie eine neue Suche an. |
6. Wählen Sie beim Menüpunkt “Positionsbestimmung” die Option “Positionsbestimmung durch ein Markierungszeichen und Größenangabe” und tragen dann in das Textfeld “Signature” ein. Achtung, an dieser Stelle ist die Groß- und Kleinschreibung sehr wichtig! In das Textfelde “Breite (mm)” tragen Sie den Wert “94” und bei “Größe (mm)” tragen Sie den Wert “21” ein. Das mögen krumme Zahlen sein, aber das ist eben die Größe des Signaturbereichs im hier benutzten und oben verlinkten Beispieldokument. Der Suchbegriff “Signature” kommt in diesem Beispieldokument zwei mal vor und daher werden nacheinander zwei Signatur-Felder mit der vorgegebenen Größe erzeugt und jeweils zur Unterschrift präsentiert. |
7. Klicken Sie im nächsten Menüeintrag “Versatz” auf den “Bearbeiten” Knopf und tätigen im daraufhin erscheinenden Menü folgende Einstellungen: Das grüne Quadrat steht für das festgelegte Suchwort. Das rote Rechteck steht für das zukünftige Signaturfeld und dessen relativer Position zum Suchbegriff. Mit den beiden 3x3 Feldern bestimmen Sie die relative Position der beiden Felder zueinander. Mit den beiden Textfeldern “X:” und “Y:” können Sie diesen Versatz noch millimetergenau sowohl horizontal als auch vertikal anpassen. Die beiden Werte hier sorgen dafür, dass das Signatur-Feld einen Millimeter nach links und einen Millimeter nach oben verschoben wird, statt direkt an den Suchbegriff anzugrenzen. Das sieht einfach besser aus. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den “OK” Knopf. |
8. Zurück im Hauptmenü für Signatur-Sets sind jetzt eigentlich alle notwendigen Einstellungen getätigt, da grundsätzlich immer nur das Markierungszeichen für die Suche und sowohl die Größenangabe als auch die relative Positionierung für das Signatur-Feld notwendig sind. Um den späteren Signaturprozess zu beschleunigen, können die Optionen “Stempel” und “Signatur-Informationsfenster” anzeigen deaktivieren. Dies sind keine notwendigen Optionen. |
9. Damit ist die Einrichtung des Signatur-Sets abgeschlossen. Das Signatur-Set wird Dank der automatischen Zuordnung selbsttätig ausgewählt, sobald der Unterschriftenprozess gestartet wird. Wie das gemacht wird, wird im nächsten Kapitel “Die Ordnerüberwachung im Einsatz” erklärt. Falls Sie für Ihr Signatur-Set eigene Einstellungen vornehmen wollen, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung zur Erzeugung von Signatur-Sets: Automatisiertes Anlegen von Unterschriftenfeldern: Arbeiten mit Signatur-Sets |
Die Ordnerüberwachung im Einsatz
Da jetzt alle möglichen Optionen konfiguriert sind, um einen kompletten Signatur-Prozess durchzuführen, können Sie einen Testdurchlauf starten.
Eine kurze Zusammenfassung dieser Optionen:
Übergabe des Dokuments an eSignatureOffice per Ordnerüberwachung
Automatisches Öffnen des neu erkannten Dokuments in eSignatureOffice
Automatischer Start des Signaturvorgangs
Automatische Auswahl des Signatur-Sets nach Start des Signaturvorgangs
Präsentation der Signatur-Felder für die Unterschrift
Nach Ende der Unterschrift automatischer Start des Makros
Das Makro speichert das unterschriebene Dokument und minimiert eSignatureOffice in die Taskleiste
Danach ist eSignatureOffice bereit, um den kompletten Prozess erneut zu beginnen. Es ist abgesehen von der Unterschrift selbst keine weitere Interaktion durch den Benutzer mehr notwendig.
Um diesen Testdurchlauf zu starten, achten Sie darauf, dass eSignatureOffice bereits gestartet ist und kopieren die PDF-Datei in den überwachten Zielordner “C:\Unterschreiben”.
eSignatureOffice erkennt nun diese Datei nach maximal 2 Sekunden und öffnet die Datei zur Ansicht. Durch den automatischen Start des Signaturvorgangs wird sofort das zum Dokument gehörige Signatur-Set ausgewählt und gestartet, so dass Ihnen das Signaturfeld mit dem roten Rahmen sowohl auf dem Computer als auch auf dem Unterschriftenpad präsentiert wird. Falls Sie ein Unterschriftenpad mit schwarz-weiß Monitor benutzen, ist natürlich kein roter Rahmen zu sehen.
Unterschreiben Sie nun bitte und bestätigen die Unterschrift dann mit dem OK Knopf auf dem Pad oder in der Fußleiste von eSignatureOffice. Da in diesem Dokument zu Demonstrationszwecken zwei Signaturen verlangt sind, leisten Sie bitte auch die zweite Unterschrift und bestätigen diese. Danach wird eSignatureOffice automatisch erkennen, dass keine weiteren Unterschriften notwendig sind und wird dann das im Signatur-Set verknüpfte Makro auslösen.
Dieses Makro speichert nun das unterschriebene Dokument und minimiert eSignatureOffice in die Taskleiste.
Wenn Sie nun das zu unterzeichnende Dokument erneut in den überwachten Ordner kopieren, wiederholt sich der Prozess erneut - unabhängig davon, welchen Namen das Dokument trägt.
Wenn Sie nun verschiedene Signatur-Sets und verschiedene mehrere Makros für all Ihre Dokumente kombinieren, können Sie beliebig viele Signaturprozesse schnell und effektiv abbilden.
Downloads
Hier können Sie nun alles herunterladen, was in den vorherigen Kapiteln umgesetzt wurde:
|
|
|---|---|
| 
|
| 
|